Ratgeber · 6 min Lesezeit

Software für Privatvermieter — worauf kommt es an?

Du hast 1 bis 10 Wohnungen geerbt oder gekauft, vermietest selbst und bist es Leid, Excel-Tabellen zu pflegen? Wir zeigen, welche Funktionen Privatvermieter wirklich brauchen — und wo der Unterschied zur Profi-Hausverwaltungs-Software liegt.

Zahlungsmittel erforderlich · 0 € in den ersten 14 Tagen · jederzeit kündbar

Privatvermieter ≠ Hausverwaltung

Klassische Hausverwaltungs-Software wie Domus, Aareon oder casavi ist für 100+ Einheiten gebaut: Multi-User-Permissions, Buchhaltung mit DATEV-Export, WEG-Verwaltung, Banking, Mahnwesen mit Inkasso-Anbindung. Das kostet 100–500 €/Monat — und ist für einen Privatvermieter mit 3 Wohnungen krass überdimensioniert.

Privatvermieter-Software ist anders: schlank, schnell einzurichten, kein Schulungsbedarf, monatlich kündbar, mobile-first (Smartphone-Bedienung wichtig).

Die 7 wichtigsten Funktionen für Privatvermieter

1. Nebenkostenabrechnung in <30 Min (statt 8 Std. Excel)
2. Belege per Foto erfassen (kein manuelles Abtippen)
3. Mietverträge erstellen (rechtssichere BGB-Vorlage)
4. Mietzahlungen automatisch zuordnen (Bank-Sync)
5. Automatische Mahnungen bei Zahlungsverzug
6. Steuer-Export für die Steuererklärung erstellen
7. Mobile App für unterwegs (Zählerablesung, Foto-Beleg)

Nebenkostenabrechnung in 10 Minuten statt 3 Stunden

Zahlungsmittel erforderlich · 0 € in den ersten 14 Tagen · jederzeit kündbar

Was du als Privatvermieter NICHT brauchst

WEG-Verwaltung (außer du bist Verwalter einer fremden Gemeinschaft)
Komplette DATEV-Buchhaltung (CSV-Export für Steuerberater reicht)
Multi-User-Rechte (du bist eine Person)
Telefon-Support 24/7 (Online-Hilfe + E-Mail reicht)
On-Premise-Hosting (Cloud ist günstiger + sicherer für 1 Person)

Preis-Range für Privatvermieter-Software 2026

Excel (selbst gebastelt): 0 €/Mo — aber 8-12 Std. eigene Zeit pro NK-Abrechnung
Einsteiger-Tools (z.B. Hausverwalter, Rentprime Solo): 10–20 €/Mo — bis 5 Einheiten
Mittelklasse (z.B. Rentprime Pro, Vermietet.de, Etage): 25–50 €/Mo — bis 25 Einheiten
Pro-Tools (Rentprime Portfolio, casavi Solo): 50–100 €/Mo — ab 25 Einheiten
Hausverwaltungs-Software (Domus, Aareon): 200–800 €/Mo — ab 100 Einheiten

Worauf solltest du beim Auswahl achten?

UK GDPR + DPA 2018 + EU-Kern-Hosting (Kerndaten in der EU; KI-Funktionen über Anthropic/Google (USA), DPF-/SCC-abgesichert)
Service Charges (Landlord and Tenant Act 1985 §18-30) alle 17 Kostenarten im Standard enthalten
Heat Network Regulations 2014 §6a monatliche Verbrauchsinfo automatisiert (Pflicht seit 2022)
CO₂ allocation 10-Stufen-Modell automatisch berechnet
14 Tage Testphase, jederzeit kündbar
Monatlich kündbar (keine 12-Monats-Bindung)
Export deiner Daten als CSV/ZIP (kein Lock-in)

Häufige Bedenken — und wie du sie auflöst

"Ich bin nicht gut mit Computern": Moderne Vermieter-Software ist auf Bedienung ohne IT-Kenntnisse ausgelegt. Wer Online-Banking + WhatsApp nutzen kann, kann auch Rentprime nutzen.

"Wozu der Aufwand bei 2 Wohnungen?": Auch bei 2 Wohnungen verbringst du pro Jahr ~16 Std. mit Excel + Belegen + Mahnung + Steuererklärung. Software macht das in 4 Std. Bei 15 €/Mo = 180 €/Jahr für 12 Stunden Zeitersparnis: ca. 15 €/Std. — günstiger als jeder Steuerberater.

"Was, wenn der Anbieter pleite geht?": Achte auf jederzeitigen CSV-Datenexport (alle deine Daten in eine Excel-Tabelle exportierbar). Damit bist du nie an einen Anbieter gefesselt.

Warum Rentprime für Privatvermieter

Rentprime wurde für genau diese Zielgruppe gebaut: 1-25 Wohnungen, eine Person, Privatvermieter ohne IT-Background. Solo-Tarif ab 15,90 €/Monat für bis zu 5 Einheiten — inkl. NK-Abrechnung, Mietverträge, KI-Belegerkennung, Mahnwesen und Steuer-Export. 14 Tage kostenlos testen, monatlich kündbar.