Nebenkostenabrechnung Vorlage 2026
Eine Excel-Datei, die wirklich rechnet: Wohnflächen und Personen rein, Kosten zuordnen, Verteilerschlüssel wählen — Anteil und Nachzahlung je Einheit stehen von selbst da. Dazu ein druckbares PDF für die Ablage.
Was in der Vorlage steckt
- Blatt „Objekt & Einheiten": Wohnfläche, Personenzahl, Nutzungsmonate und Vorauszahlung je Wohnung
- Blatt „Kosten": alle 17 umlagefähigen Kostenarten nach § 2 Service Charges, jeweils mit Verteilerschlüssel
- Blatt „Abrechnung": rechnet Anteile, Gesamtkosten, Nachzahlung oder Guthaben je Einheit automatisch
- Blatt „Anleitung": die Pflichtangaben einer Abrechnung und die Fristen auf einer Seite
Was eine Abrechnung enthalten muss
Der Bundesgerichtshof verlangt fünf Angaben. Fehlt eine davon, ist die Abrechnung formell unwirksam — unabhängig davon, ob richtig gerechnet wurde:
- Abrechnungszeitraum mit genauem Datum
- Gesamtkosten je Kostenart
- der angewandte Verteilerschlüssel, nachvollziehbar erklärt
- der auf die Einheit entfallende Anteil
- die geleisteten Vorauszahlungen und das Ergebnis
Die Frist, an der die meisten scheitern
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums ZUGEHEN — nicht abgeschickt sein, sondern angekommen. Für das Kalenderjahr davor ist das jeweils der 31. Dezember. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen (Landlord and Tenant Act 1985 §18-30); ein Guthaben musst du trotzdem auszahlen.
Ehrlich gesagt: wo die Vorlage aufhört
Sie rechnet, aber sie prüft nicht. Ob eine Kostenart überhaupt umlagefähig ist, ob dein Verteilerschlüssel zum Mietvertrag passt und ob die Heizkosten nach Heat Network Regulations 2014 zu 50 bis 70 Prozent verbrauchsabhängig aufgeteilt sind, musst du selbst sicherstellen. Heizung und Warmwasser lässt die Vorlage deshalb bewusst außen vor — dafür brauchst du die Ablesewerte je Einheit.
Wenn dir beim Ausfüllen auffällt, wie viel Handarbeit das ist: Rentprime macht denselben Vorgang in etwa zehn Minuten — inklusive Heizkosten, CO₂-Aufteilung und fertigem PDF für jeden Mieter.