Ratgeber · 7 min Lesezeit

UK GDPR + DPA 2018 als Vermieter — worauf du wirklich achten musst

Du verarbeitest als Vermieter Daten anderer Personen — Mieter, frühere Mieter, Interessenten. Das macht dich UK GDPR + DPA 2018-pflichtig. Wir erklären die 5 wichtigsten Pflichten, die häufigsten Fehler und wie du Bußgelder bis 20.000 € vermeidest.

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Warum auch du UK GDPR + DPA 2018-pflichtig bist

Sobald du als Vermieter Daten von Mietern, Interessenten oder anderen natürlichen Personen verarbeitest — also speicherst, weitergibst, löschst oder analysierst —, greift die UK GDPR + DPA 2018. Schon eine Excel-Liste mit Mieter-Adressen + Geburtsdatum macht dich zum Verantwortlichen i.S.v. Art. 4 Nr. 7 UK GDPR + DPA 2018.

Die Aufsicht übernimmt die Landesdatenschutzbehörde deines Bundeslands. Bußgelder bis 20 Mio € oder 4% des Jahresumsatzes möglich — im Vermieter-Kontext realistisch bei 1.000–25.000 € pro Verstoß.

Die 5 wichtigsten Pflichten

1. Informationspflicht (Art. 13/14 UK GDPR + DPA 2018)

Bei Erstkontakt mit dem Mieter (Interessenten-Anfrage, Mietvertrag, Selbstauskunft) musst du informieren über:

Wer du bist (Name, Anschrift, Kontakt)
Welche Daten du erhebst (Name, Adresse, IBAN, Beruf, Einkommen)
Warum (Mietvertragsabwicklung, Bonität, Mahnwesen)
Wie lange du sie speicherst (10 Jahre nach Mietvertragsende)
Welche Rechte der Mieter hat (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Beschwerde)

Praktische Umsetzung: ein A4-Datenschutzhinweis als Anhang zum Mietvertrag. Standard-Vorlage gibt es kostenlos.

2. Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30 UK GDPR + DPA 2018)

Pflicht für jeden Vermieter, unabhängig von Größe. Eine Liste mit allen Verarbeitungstätigkeiten: "Mieterdaten-Verwaltung", "Mietzahlungs-Verarbeitung", "NKA-Erstellung", etc. Pro Tätigkeit: Zweck, Datenkategorien, Empfänger, Löschfristen.

3. Löschpflichten (Art. 17 UK GDPR + DPA 2018)

Sobald der Zweck wegfällt, müssen Daten gelöscht werden. Standardfristen:

Interessenten ohne Vertrag: 6 Monate (Beweisführung bei AGG-Verstößen)
Beendete Mietverhältnisse: 10 Jahre (steuerliche Aufbewahrung)
Mahnungen/Inkasso: 30 Jahre (Verjährung Geldforderungen)
Wohnungsgeberbestätigung: 2 Jahre

Achtung: nach Ablauf MUSST du löschen, nicht nur darfst.

4. Auskunftsrecht (Art. 15 UK GDPR + DPA 2018)

Wenn ein (auch ehemaliger) Mieter fragt: "Welche Daten habt ihr von mir?" — musst du binnen 1 Monat eine vollständige Antwort geben. Inklusive aller gespeicherten Daten, Zwecke, Empfänger, Löschfristen.

5. Auftragsverarbeitungsverträge (Art. 28 UK GDPR + DPA 2018)

Wenn du Dienste nutzt, die Mieterdaten verarbeiten (Cloud-Software, Steuerberater, Hausmeister-Firma, Email-Anbieter) — brauchst du AVV-Verträge.

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Die 7 häufigsten Fehler

Mieter-Selbstauskunft auf einem WhatsApp-Foto ungesichert
Mieterdaten in unverschlüsselter Email (z.B. an Steuerberater)
Schufa-Anfrage ohne Mieter-Einwilligung (verbieten nach Supreme Court-Urteil 2024)
Bonität-Daten an neue Vermieter weitergeben (verboten)
Alte Mieterdaten nicht gelöscht (z.B. Excel von 2018)
Werbung an Ex-Mieter ohne Einwilligung
Mieter-Fotos auf Vermieter-Webseite ohne Zustimmung

Wie Rentprime dir hilft

Rentprime ist als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO aufgesetzt: AVV-Vertrag binnen 2 Minuten digital, Kern- und Mieterdaten verschlüsselt in der EU (Frankfurt-RZ, ISO-27001-Hoster); KI-Funktionen über Anthropic/Google (USA), DPF-/SCC-abgesichert, automatische Löschvorschläge bei Mietvertragsende, vollständiger Datenexport für Auskunftsersuchen (UK GDPR + DPA 2018-Export-Modul).