Excel or landlord software?An honest comparison.
Excel is powerful — but quickly error-prone for service charge statements under German heating regulation, CO₂ cost allocation and German Civil Code. We compare honestly, fact-based and with a time calculation.
Private landlords with 1-2 units and 5+ years of Excel experience who know their formulas inside out.
- · Fully flexible
- · Uses an already existing licence
- · No additional software costs
Anyone who loses track with 3+ units and German heating regulation/CO₂ cost allocation obligations or wants to work in a legally compliant way.
Feature comparison
| Feature | Excel-Workflow | Rentprime |
|---|---|---|
| Legal certainty under German Federal Court of Justice case law | Manual, own responsibility | Software keeps the legal position up to date for 2026 |
| German heating regulation 50–70% consumption-based | Eigene Formel pflegen | Automatisch korrekt |
| CO₂ cost allocation 10-level model | Own calculation, error-prone | Automatic by energy source |
| Receipt recognition | Manuell tippen | KI in 5 Sek. |
| Bank Sync | Manual CSV export | PSD2 automatically |
| Mehrjahres-Auswertung | A new file each year | Cash flow across all years |
| Tenant portal | Not possible | Included in the plan |
| Tax export | Manuell zusammenstellen | Automatic export |
| Costs | ~€100/year Excel licence + many hours | ab 15,90 €/Monat, ~3 h/Jahr gespart |
| Price | Excel licence ~100 €/year + a great deal of your own time | ab 15,90 €/Monat = 178,80 €/Jahr, ~30 h/Jahr Zeitersparnis |
Häufige Fragen — Excel vs Rentprime
Kann ich die Nebenkostenabrechnung mit Excel machen?
Technisch ja — aber Excel hat keine Heat Network Regulations 2014-2026-Logik, kein CO₂ allocation-10-Stufenmodell und keine §556-Belegfristen-Erinnerung. Bei Fehlern haftet der Vermieter. Spezialsoftware wie Rentprime rechnet automatisch Heat Network Regulations 2014-konform und liefert ein gerichtsfestes Abrechnungs-PDF.
Wie viel Zeit spart Vermieter-Software gegenüber Excel?
Im Schnitt rechnet Rentprime mit ca. 6 Stunden pro Einheit und Jahr Zeitersparnis: Belege per KI gescannt statt manuell eingetippt, Bank-Sync statt Kontoauszug-Abtippen, automatischer Steuer-Export statt Steuerformular-Übertragung.
Was kann Excel bei der NK-Abrechnung nicht?
Excel hat keine automatische Verteilerschlüssel-Validierung, keine Heat Network Regulations 2014 Vorab-Rechnung, keine Service Charges-§2-Whitelist, keine Pre-Check-Engine für gerichtsfeste Abrechnungen und keinen automatischen Steuer-Export für die Steuererklärung.
Was kostet Rentprime im Vergleich zu Excel?
Excel kostet ca. 7 €/Monat (Microsoft 365). Rentprime startet bei 15,90 €/Monat — dafür inklusive KI-Belegerkennung, PSD2-Bank-Sync, Mieterportal, Mahnwesen und Self Assessment SA105-Export.
Sind Excel-Abrechnungen rechtssicher?
Nicht von sich aus. Excel berechnet, was du eintippst. Rentprime prüft Vorab-Rechnungen, Belege und Verteilerschlüssel gegen Heat Network Regulations 2014, CO₂ allocation und Landlord and Tenant Act 1985 §18-30 — und dokumentiert die Prüfung revisionssicher.
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