Neuvermietung: die Vorauszahlung richtig kalkulieren — von Anfang an.

Warum die Kalkulation kein Marketing-Instrument ist

Die Versuchung ist real: Eine niedrige Vorauszahlung lässt die Warmmiete im Inserat attraktiver aussehen. Der Preis dafür kommt zwölf Monate später — eine saftige Nachzahlung, ein verärgerter Mieter, oft ein Widerspruch mit Belegeinsicht. Rechtlich haftest du für eine zu niedrig angesetzte Vorauszahlung zwar grundsätzlich nicht; nach ständiger Rechtsprechung kann eine bewusste Täuschung über die tatsächlichen Kosten aber Schadensersatzansprüche auslösen. Klug ist die ehrliche Kalkulation also aus jedem Blickwinkel.

Die beste Datenbasis: deine letzte Abrechnung

Bei einer Bestandswohnung ist die Kalkulation einfach: Nimm das Ergebnis der letzten Nebenkostenabrechnung für genau diese Einheit — Gesamtkosten des Mieters inklusive Heizung — und teile durch 12. Rechne absehbare Steigerungen ein: angekündigte Preiserhöhungen des Versorgers, gestiegene Grundsteuer nach der Reform, neue Kostenarten wie die Wartung neu installierter Rauchmelder.

• Basis: Jahreskosten der Einheit aus der letzten Abrechnung ÷ 12
• Plus: bekannte Preiserhöhungen (Versorger, Versicherung, kommunale Gebühren)
• Plus/minus: geänderte Personenzahl, wenn Kostenarten nach Personen verteilt werden
• Bei Erstvermietung ohne Historie: Kosten vergleichbarer eigener Einheiten oder ein Betriebskostenspiegel als Orientierung

Heizkosten: der größte und schwankendste Posten

Heizung und Warmwasser machen meist den Löwenanteil aus und schwanken mit Energiepreisen und Winterhärte. Kalkuliere hier nicht mit dem billigsten Jahr, sondern mit einem realistischen Mittel der letzten Abrechnungen — und bedenke, dass der Verbrauch des neuen Mieters vom Vorgänger abweichen kann: Ein Homeoffice-Paar heizt anders als ein Single, der um 7 Uhr das Haus verlässt. Seit der CO₂-Kostenaufteilung trägst du zudem je nach Gebäudezustand einen Teil der CO₂-Kosten selbst — auch das gehört in deine interne Kalkulation.

Erstvermietung und Kauf: kalkulieren ohne Historie

Ohne eigene Abrechnungshistorie — Neubau, frisch gekaufte Wohnung — stützt du dich auf die Nebenkostenaufstellung des Verkäufers, die Hausgeldabrechnung der WEG (Achtung: nicht alles davon ist umlagefähig) oder einen Betriebskostenspiegel als groben Anhalt. Setze im Zweifel eher etwas höher an und stelle dem Mieter in Aussicht, nach der ersten Abrechnung anzupassen — eine Rückzahlung freut, eine Nachzahlung verärgert.

Transparenz im Mietvertrag zahlt sich aus

Liste im Mietvertrag die umzulegenden Kostenarten sauber auf — der Verweis auf §2 BetrKV plus die Vereinbarung der Vorauszahlung ist der bewährte Standard. Erkläre dem neuen Mieter beim Vertragsgespräch kurz, wie die Vorauszahlung kalkuliert ist. Wer versteht, dass die Zahl aus der echten Vorjahresabrechnung stammt, akzeptiert später auch die Abrechnung leichter.

Nach der ersten Abrechnung: nachjustieren

Die erste Abrechnung mit dem neuen Mieter ist dein Kontrolltermin: Weicht das Ergebnis deutlich von der Vorauszahlung ab, passe die Rate nach §560 Abs. 4 BGB in Textform an — in beide Richtungen. So bleibt die Kalkulation ein lebender Wert statt einer einmal geratenen Zahl.

Kalkulieren mit echten Zahlen statt Bauchgefühl

Wenn deine Objektkosten sauber erfasst sind, ist die Kalkulation keine Schätzung mehr: In Rentprime siehst du die tatsächlichen Jahreskosten jeder Einheit aus den vergangenen Abrechnungen auf einen Blick und kannst die Vorauszahlung für den neuen Vertrag direkt daraus ableiten. Die erste Abrechnung des neuen Mieters zeigt dann automatisch, wie gut der Ansatz getroffen war.

Häufige Fragen

Wie hoch sollte die Nebenkostenvorauszahlung bei Neuvermietung sein?

So hoch, dass sie die realistisch zu erwartenden Jahreskosten der Einheit abdeckt: Jahresergebnis der letzten Abrechnung durch 12, plus absehbare Kostensteigerungen. Ein Betriebskostenspiegel dient nur als grobe Orientierung, deine eigene Abrechnung ist die bessere Basis.

Hafte ich, wenn ich die Vorauszahlung zu niedrig ansetze?

Grundsätzlich nicht — der Mieter schuldet die tatsächlichen Kosten. Nur wer den Mieter bewusst über die reale Kostenhöhe täuscht, riskiert nach ständiger Rechtsprechung Schadensersatzansprüche.

Wie kalkuliere ich ohne bisherige Abrechnung?

Über die Nebenkostendaten des Voreigentümers, die WEG-Hausgeldabrechnung (nur die umlagefähigen Teile) oder einen Betriebskostenspiegel. Setze im Zweifel eher höher an und passe nach der ersten Abrechnung an.

Kann ich die Vorauszahlung nach der ersten Abrechnung erhöhen?

Ja — nach §560 Abs. 4 BGB kannst du nach jeder Abrechnung die Vorauszahlung per Textform-Erklärung auf eine angemessene Höhe anpassen.