Heizkostenabrechnung-Software: HKVO-konform abrechnen.
Software für die Heizkostenabrechnung muss § 7 HKVO, § 6a HKVO und das CO₂-Stufenmodell zusammenführen — sonst darf der Mieter kürzen. Diese Übersicht zeigt, worauf es bei der Auswahl ankommt.
Heizkostenabrechnung-Software ist HKVO-konform, wenn sie den Verbrauchsanteil zwischen 50 und 70 Prozent nach § 7 HKVO frei einstellbar erlaubt, monatliche Verbrauchsinformationen nach § 6a HKVO automatisch erzeugt und die CO₂-Aufteilung nach § 5 CO₂KostAufG in Stufen 1 bis 10 vornimmt. Fehlt eines, darf der Mieter nach § 12 HKVO um 15 Prozent kürzen — bei fehlender CO₂-Aufteilung zusätzlich 3 Prozent nach § 7 Abs. 4 CO₂KostAufG.
Was das Gesetz von der Software verlangt
Seit der HKVO-Novelle 2021 und dem CO₂-Kostenaufteilungsgesetz 2023 sind Heizkostenabrechnungen komplex. Fünf Regeln sind das Gerüst:
- § 7 HKVO: 50–70 % Verbrauchsanteil, Rest nach Fläche.
- § 6a HKVO: monatliche Verbrauchsinformation an Mieter bei fernablesbaren Zählern.
- § 12 HKVO: 15 % Kürzungsrecht, wenn Verbrauch nicht erfasst wird.
- § 5 CO₂KostAufG: Stufenmodell 1–10 nach spezifischem CO₂-Ausstoß.
- § 7 CO₂KostAufG: Aufteilung je Kalenderjahr, mit Nachweis im PDF.
Eine gute Software kennt alle fünf und weist sie im Abrechnungs-PDF nachvollziehbar aus — Gesamtkosten, Verbrauchsanteil, Flächenanteil, CO₂-Stufe, Vermieterquote.
Merkmale, die HKVO-Software haben muss
| Merkmal | Warum wichtig | Fehlt es → Folge |
|---|---|---|
| Verbrauchsanteil frei wählbar 50–70 % | § 7 HKVO | Formell unwirksam |
| Warmwasseranteil separat | § 9 HKVO | Falsche Aufteilung |
| Rohrwärmeverlust nach § 7 III HKVO | gemischt-freigelegte Leitungen | Zu hoher Verbrauchsanteil |
| Legionellenprüfung buchbar | TrinkwV | Kein Umlagenachweis |
| Fernablesung, monatliche Info § 6a HKVO | seit 2022 | Kürzung 15 % |
| CO₂-Stufen 1–10 | § 5 CO₂KostAufG | Kürzung 3 % |
| Energieträger-Auswahl | CO₂-Faktor | Falsche Umlagequote |
| Leerstand als Vermieteranteil | § 556a BGB | Ungültige Verteilung |
Rechenbeispiel: eine typische Heizkostenabrechnung
Objekt: 4 Wohnungen, insgesamt 320 m² Wohnfläche. Heizkosten: 4 800 Euro (Erdgas). CO₂-Emissionen 2025: 22 kg/m²·Jahr → CO₂-Stufe 4 → Vermieter trägt 40 Prozent der CO₂-Kosten. CO₂-Preis 55 Euro/t · 22 kg/m² · 320 m² = 387 Euro CO₂-Kosten im Gesamtjahr. Vermieteranteil: 155 Euro.
Aufteilung der reinen Heizkosten (ohne CO₂-Anteil des Vermieters, also 4 800 − 155 = 4 645 Euro): 70 % nach Verbrauch, 30 % nach Fläche. Eine 80-m²-Wohnung mit 1 800 kWh Anteil trägt: Verbrauchsanteil 70 % · 4 645 · 1 800/8 000 = 731 Euro, Flächenanteil 30 % · 4 645 · 80/320 = 348 Euro. Summe: 1 079 Euro.
Kommt die CO₂-Stufe im PDF nicht vor, kürzt der Mieter nach § 7 Abs. 4 CO₂KostAufG um 3 Prozent (32 Euro) und, falls die 50–70-%-Regel verletzt ist, zusätzlich 15 Prozent nach § 12 HKVO (162 Euro). Zusammen 194 Euro — bei einer Nachforderung, die vorher vielleicht 250 Euro betrug.
Fernablesbare Zähler und monatliche Info
Seit 1. Januar 2022 verpflichtet § 6a HKVO Vermieter dazu, Mieter mit fernablesbaren Zählern monatlich über Verbrauch und Kosten zu informieren. Das ist per Post kaum wirtschaftlich — deshalb setzt jede seriöse Heizkostenabrechnung-Software auf ein Mieterportal oder auf einen automatisierten Mail-Versand. Fehlt die Information dauerhaft, darf der Mieter nach § 12 HKVO die jährliche Abrechnung um 3 Prozent kürzen.
Wo Rentprime ansetzt
Rentprime führt HKVO-Split, CO₂-Stufe und § 6a-Info in einem Vorgang zusammen: du hinterlegst Energieträger, Verbrauch je Zähler und Fläche einmal, das PDF weist danach Verbrauchs- und Flächenanteil, CO₂-Stufe, Vermieterquote und Warmwasseranteil getrennt aus — inklusive der Rechtsgrundlagen im Fußtext.
Für Vermieter mit 1 bis 3 Objekten reicht das erwerbliche Standard-Modul; für Verwalter mit vielen Objekten kommt der Zählerpool und der automatisierte Portalversand dazu.
Prüfliste vor der ersten Abrechnung mit neuer Software
- Verbrauchsanteil im Objekt korrekt hinterlegt (50–70 %)?
- Warmwasseranteil separat ausgewiesen (§ 9 HKVO)?
- Energieträger stimmt mit dem Zähler überein?
- Legionellenprüfung als Umlage vorgesehen (TrinkwV, § 14 BetrKV)?
- CO₂-Stufe automatisch berechnet und im PDF sichtbar?
- Mieterportal für § 6a HKVO aktiv oder alternative Zustellung dokumentiert?
- Leerstand als Vermieteranteil gebucht (§ 556a BGB)?
Was Vermieter unterschätzen
Neben Verbrauchs- und CO₂-Anteil gibt es zwei stille Fallen. Erstens: der Warmwasseranteil nach § 9 HKVO. Sobald Warmwasser und Heizung eine gemeinsame Anlage haben, muss ein separater Warmwasseranteil ausgewiesen werden — meist über die Formel 2,5 · Volumen · (60 − 10) / Heizwert. Software rechnet das automatisch, Excel-Vorlagen fast nie. Zweitens: der Rohrwärmeverlust nach § 7 Abs. 3 HKVO. Bei überwiegend freiliegenden Leitungen darf die Verbrauchskomponente höher angesetzt werden — sonst zahlen Erdgeschosswohnungen für die Heizung der Nachbarn mit.
Eine dritte Falle ist das Zwei-Jahres-Vergleichsjahr. Wenn du auf neue Zähler umrüstest, muss die Software die Vergleichswerte aus dem Vorjahr weiterhin nachvollziehen können — sonst kürzt der Mieter nach § 6a Abs. 3 HKVO wegen fehlender Verbrauchsanalyse.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ich keine Software habe und per Excel abrechne?
Grundsätzlich zulässig, aber fehleranfällig. Der HKVO-Split, die CO₂-Stufe und die monatliche Verbrauchsinformation sind in Excel schwer zu automatisieren. Bei mehr als drei Wohnungen mit zentraler Heizung ist eine Software wirtschaftlicher.
Muss die Software die Legionellenprüfung selbst durchführen?
Nein. Die Software rechnet die Kosten der Prüfung als umlagefähig nach § 2 Nr. 6 BetrKV ab. Die Prüfung selbst führt ein akkreditierter Dienstleister nach TrinkwV § 14 durch.
Reicht ein PDF pro Jahr, oder brauche ich monatliche Zusendungen?
Bei fernablesbaren Zählern brauchst du monatliche Verbrauchsinformation nach § 6a HKVO. Sie darf per Portal, App oder E-Mail erfolgen — Papier ist teuer, aber zulässig. Sonst greift § 12 HKVO mit 3 % Kürzungsrecht.
Kann ich die CO₂-Stufe auch nachträglich berechnen?
Ja, solange die Jahresabrechnung noch nicht versandt ist. Nach Zugang der Abrechnung darfst du nur zugunsten des Mieters korrigieren. Die Stufe hängt nach § 5 CO₂KostAufG von den spezifischen Emissionen pro m² und Jahr ab.