Einkünfte aus Vermietung berechnen: Schema mit Beispiel.
Einkünfte aus Vermietung nach § 21 EStG = Einnahmen minus Werbungskosten. Klingt simpel — der Teufel steckt in Zuflussprinzip, AfA und Rücklagen. Das Rechenschema Schritt für Schritt.
Einkünfte aus Vermietung nach § 21 EStG = alle Einnahmen (Miete, Nebenkosten, Nachzahlungen, Guthabenverzicht) minus alle Werbungskosten (AfA, Zinsen, Erhaltungsaufwand, Verwaltung, Versicherung, nicht umlagefähige Nebenkosten). Es gilt das Zuflussprinzip nach § 11 EStG. Das Ergebnis fließt in die Steuererklärung und wird mit dem persönlichen Steuersatz belastet.
Das Grundschema
Vermietung fällt unter Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung — die dritte der sieben Einkunftsarten des Einkommensteuergesetzes. Berechnungsformel:
| Position | Rechenschritt |
|---|---|
| Bruttoeinnahmen | + Kaltmiete, + Umlagen, + Nachzahlungen |
| abzgl. Guthaben Mieter | – zurückgezahlte Vorauszahlungen |
| = Einnahmen § 21 EStG | |
| abzgl. AfA | – lineare/Sonder-AfA |
| abzgl. Schuldzinsen | – Zinsen laufender Kredite |
| abzgl. Erhaltungsaufwand | – Reparaturen, Modernisierung < AHK |
| abzgl. Verwaltungskosten | – Hausverwaltung, Steuerberater anteilig |
| abzgl. sonstige Werbungskosten | – Versicherung, Fahrten, Grundsteuer (nicht umgelegt) |
| = Einkünfte § 21 EStG | positiv oder negativ |
Rechenbeispiel: 3-Zimmer-Wohnung 2026
Eine Wohnung, 75 m², vermietet für 900 € kalt plus 250 € Nebenkostenvorauszahlung. Kauf 2018 für 250.000 € (Gebäudeanteil 200.000 €). AfA-Satz 2 %, Zinsen 3.800 €, Verwaltung 300 €, Versicherung 220 €, kleine Reparatur 800 €, keine Nachzahlung.
| Position | Betrag |
|---|---|
| Kaltmiete 12 × 900 € | 10.800 € |
| Nebenkosten-Vorauszahlungen | 3.000 € |
| Nebenkostennachzahlung Mieter | 150 € |
| Summe Einnahmen | 13.950 € |
| AfA 2 % × 200.000 € | – 4.000 € |
| Schuldzinsen | – 3.800 € |
| Umlagefähige Nebenkosten (durchlaufend) | – 2.900 € |
| Nicht umlagefähige Kosten (Verwaltung, Versicherung) | – 520 € |
| Erhaltungsaufwand | – 800 € |
| Einkünfte aus Vermietung | 1.930 € |
| Steuer bei 42 % Grenzsatz | 811 € |
Das Zuflussprinzip nach § 11 EStG
Entscheidend ist nicht, wofür die Zahlung gilt, sondern wann sie fließt. Miete für Dezember 2026, die erst am 05.01.2027 gutgeschrieben wird, gehört ins Steuerjahr 2027 — nicht 2026. Ausnahme: regelmäßig wiederkehrende Zahlungen innerhalb von zehn Tagen um den Jahreswechsel werden dem Wirtschaftlich zugehörigen Jahr zugerechnet (§ 11 Abs. 1 S. 2 EStG).
Werbungskosten: die häufig übersehenen Posten
- Fahrten zum Mietobjekt: 30 ct/km (Entfernungspauschale nicht anwendbar; § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4 EStG gilt nicht bei Vermietung).
- Steuerberaterkosten anteilig — wenn eine Rechnung gemischt ist, den Vermietungsteil ausweisen lassen.
- Kontoführungsgebühren für ein Mietkonto.
- Rentprime-Nutzung oder andere Vermieter-Software als Werbungskosten (§ 9 EStG).
- Rechtsberatung wegen Mietstreitigkeiten — auch Rechtsanwaltsanwaltsgebühren.
- Wohngeld-Anteil, der nicht auf Mieter umlagefähig ist (Instandhaltungsrücklage, Verwalterhonorar).
Wer die Werbungskosten manuell führt, verliert schnell einzelne Posten. In Rentprime kategorisierst du jede Ausgabe direkt beim Beleg-Import — der Jahres-Export für die Steuererklärung listet alle Positionen sortiert nach der Aufstellung des Finanzamts.
Nebenkosten in der Steuererklärung
Nebenkosten-Vorauszahlungen sind Einnahmen im Zuflussjahr. Die tatsächlichen umlagefähigen Kosten (Grundsteuer, Müll, Wasser …) sind Werbungskosten im Zahlungsjahr. Guthaben oder Nachzahlungen aus der NKA fließen in dem Jahr, in dem sie fließen — nicht rückwirkend im Abrechnungsjahr.
Nicht umlagefähige Kosten (Verwaltung, Versicherung eines nicht umgelegten Anteils, Instandhaltung) bleiben in voller Höhe Werbungskosten. Der Vermieter zahlt sie selbst, das Finanzamt kennt sie an.
Sonderfälle: möbliert, Ferienwohnung, Untervermietung
Bei möblierter Vermietung wird die Miete regelmäßig um einen Möblierungszuschlag angehoben — steuerlich einer Kaltmiete gleichgestellt. Die Möbel selbst schreibst du gesondert ab: Küche 8 Jahre, Wohnzimmermöbel 10 Jahre, Elektrogeräte 5–8 Jahre nach amtlicher AfA-Tabelle. Bei einer 5.000-€-Küche sind das 625 € jährliche AfA über 8 Jahre.
Rechenbeispiel möblierte Wohnung: 80 m², kalt 1.000 € + Möblierungszuschlag 150 € = 1.150 € × 12 = 13.800 € Kaltmiete p. a. Zusätzliche AfA für Möbel-Inventar 15.000 €: 1.500–1.700 € je Jahr. Das kompensiert einen Teil des höheren Verwaltungsaufwands möblierter Wohnungen und erlaubt oft einen positiven Vergleich zur unmöblierten Vermietung — trotz höherer Fluktuation.
Bei Ferienwohnungen (Kurzzeitvermietung an wechselnde Gäste) ist besondere Sorgfalt beim Zufluss gefragt: Buchungsportale zahlen oft erst 4–6 Wochen nach Aufenthalt aus. Die Zahlung Ende Dezember für ein Silvester-Wochenende landet dann steuerlich im Folgejahr. Prüfe die Kontoauszüge, nicht die Buchungsdaten des Portals.
Untervermietung ist steuerlich Vermietung nach § 21 EStG, wenn der Untervermieter selbst mietet und weitervermietet. Wichtig: Der Hauptmieter versteuert seine Untermietseinnahmen abzüglich der eigenen Miete als Werbungskosten. Auch dies wird gerne übersehen — und in der Betriebsprüfung nachversteuert.
Für die Anlage zur Steuererklärung strukturiert das Finanzamt die Werbungskosten in feste Zeilen: AfA (Zeile 33), Zinsen (Zeile 37), Verwaltung (Zeile 46), Grundsteuer und öffentliche Abgaben (Zeile 47), Instandhaltungsaufwand (Zeile 40), sonstige Werbungskosten (Zeile 50). Wer die Belege bereits in dieser Ordnung führt, spart sich beim Zusammenstellen der Erklärung Stunden — und übersieht keine Position.
Ein Sonderfall: Die Sonderabschreibung nach § 7b EStG wird nicht in der Zeile zur linearen AfA eingetragen, sondern separat mit einer eigenen Anlage aufgeschlüsselt (Belegheft mit QNG-Nachweis, Kaufvertrag, Bauantrag). Das Finanzamt verlangt für die Ausübung der Sonder-AfA einen aktiven Antrag im Jahr der Anschaffung — automatisch wird sie nicht gewährt.
Wichtig für die Belegführung: Rechnungen für Erhaltungsaufwand (Handwerker, Materialkauf, Kleinreparaturen) sollten direkt nach Zahlung eingescannt werden — spätestens im Frühjahr des Folgejahres. Die Zuordnung zu Objekt und Kostenart entscheidet, ob der Posten reibungslos anerkannt wird oder in der Rückfrageschleife der Betriebsprüfung landet.
Häufige Fragen
Was ist mit Kaution und Kautionszinsen?
Die Kaution ist keine Einnahme (Rückzahlungspflicht), Zinsen auf das Kautionskonto gehören dem Mieter — nicht dir. Bei berechtigter Einbehaltung wird die Kaution zur Einnahme im Zuflussjahr.
Wie zähle ich Umbaukosten?
Erhaltungsaufwand (Reparatur, Instandsetzung) sofort als Werbungskosten im Zahlungsjahr. Herstellungskosten (Erweiterung, Standardhebung) erhöhen die AfA-Basis. Grenze: 15 %-Regel des § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG in den ersten drei Jahren nach Kauf.
Können Verluste ausgeglichen werden?
Ja, Verluste aus Vermietung sind mit anderen Einkünften uneingeschränkt verrechenbar (§ 2 Abs. 3 EStG), solange keine Liebhaberei vorliegt.
Was, wenn ich mehrere Wohnungen habe?
Jede Wohnung wird einzeln berechnet. Die Ergebnisse addieren sich in der Steuererklärung. Ein Objekt mit Verlust darf einen Gewinn eines anderen mindern.
Was ist mit möbliert vermieteten Wohnungen?
Zusätzlich zur Miete darf ein Möblierungszuschlag verlangt werden — er zählt zu den Einnahmen. AfA auf die Möbel läuft nach § 7 Abs. 1 EStG mit Nutzungsdauer (üblich 8–13 Jahre je nach AfA-Tabelle).