Falscher Abrechnungszeitraum: 12 Monate sind Pflicht.
Der Abrechnungszeitraum muss genau 12 Monate umfassen — nur Mieterwechsel oder Umstellung erlauben Ausnahmen. Ein 14-Monats-Zeitraum kippt die Abrechnung formell.
Nach § 556 Abs. 3 S. 1 BGB muss der Abrechnungszeitraum genau 12 Monate umfassen. Kürzere Zeiträume sind nur bei Mieterwechsel oder Umstellung des Abrechnungsjahres zulässig — längere Zeiträume machen die Abrechnung formell unwirksam. Wer für 14 Monate abrechnet, verliert die gesamte Nachforderung, weil eine formell unwirksame Abrechnung nach Ablauf der 12-Monats-Frist nicht heilbar ist.
Die zwingende 12-Monats-Regel
Der Gesetzgeber wollte Klarheit: Ein Kalenderjahr oder ein anderer klar definierter 12-Monats-Rahmen (z.B. April bis März) genügen. Die Abrechnung muss dem Mieter binnen 12 Monaten nach Ende des Zeitraums zugehen. Ein 13-, 14- oder 18-monatiger Zeitraum sprengt beide Regeln — die Abrechnung ist formell unwirksam und nicht heilbar, wenn die Frist der neuen Periode bereits abgelaufen ist.
Die zulässigen Ausnahmen
| Situation | Zulässig? | Bedingung |
|---|---|---|
| Mieterwechsel mitten im Jahr | ja | kürzerer Zeitraum, Zwischenablesung |
| Umstellung des Abrechnungsjahres | ja | einmalig, angekündigt |
| Beginn/Ende des Mietverhältnisses | ja | anteilige Abrechnung |
| Verlängerung wegen später Bescheide | nein | trotzdem 12 Monate abrechnen |
| Rumpfabrechnung 6 Monate | ja | nur bei Mieterwechsel |
| Doppelabrechnung 15 Monate | nein | formell unwirksam |
Wer sein Abrechnungsjahr umstellen will (Kalenderjahr statt April-März), rechnet einmalig eine Rumpfabrechnung ab (z.B. 8 Monate April–Dezember) und danach das neue Kalenderjahr — jeder Zeitraum steht für sich und die 12-Monats-Frist nach § 556 Abs. 3 BGB gilt getrennt.
Rechenbeispiel: 14 Monate abgerechnet
Angenommen, du rechnest den Zeitraum 01.11.2024 – 31.12.2025 (14 Monate) in einer Abrechnung ab. Zugang beim Mieter: 15.06.2026. Konsequenzen:
- Formell unwirksam — der Abrechnungszeitraum überschreitet 12 Monate.
- Die Frist des § 556 Abs. 3 BGB für den Zeitraum 2024 (01.11.–31.12.2024) ist am 31.12.2025 abgelaufen — Heilung nicht mehr möglich.
- Für den Zeitraum 2025 (01.01.–31.12.2025) ist die Frist bis 31.12.2026 offen — hier kann eine korrigierte 12-Monats-Abrechnung nachgereicht werden.
- Die Nachforderung für die zwei Monate 2024 ist verloren, das können bei einer typischen Wohnung 300–500 Euro sein.
Rentprime prüft beim Anlegen des Abrechnungslaufs, ob der gewählte Zeitraum genau 12 Monate umfasst und warnt bei Mieterwechseln automatisch — der Fristen-Wächter blockiert Zeiträume, die die 12-Monats-Regel sprengen.
Mieterwechsel mitten im Jahr
- Zwischenablesung aller Zähler am Übergabetag (Wasser, Wärme, Strom Allgemein).
- Zwei getrennte Abrechnungen erstellen: eine für den alten, eine für den neuen Mieter — beide mit ihrem tatsächlichen Zeitraum.
- Verteilerschlüssel wenn nötig auf die anteilige Fläche/Verbrauchszeit anpassen.
- Beide Abrechnungen einzeln innerhalb der jeweiligen 12-Monats-Frist zustellen.
- Gemeinsame Nebenkosten (Grundsteuer) anteilig nach Tagen aufteilen.
Umstellung des Abrechnungsjahres
Praxisfall: Du hast das Abrechnungsjahr April–März geerbt und willst auf Kalenderjahr umstellen. So geht es rechtssicher:
- Umstellung dem Mieter mit 3 Monaten Vorlauf in Textform ankündigen.
- Letzte reguläre Abrechnung April–März erstellen.
- Rumpfabrechnung April–Dezember (9 Monate) als Sonderfall — kürzer als 12 Monate ist unschädlich.
- Ab dem Folgejahr Kalenderjahr durchziehen.
- Vorauszahlungen entsprechend anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB).
Was tun bei einem bereits gesendeten Fehler?
- Neue Abrechnung mit korrektem 12-Monats-Zeitraum erstellen — für jeden betroffenen Jahresabschnitt getrennt.
- Wenn die Frist für den älteren Zeitraum abgelaufen ist: Nachforderung dafür verloren, Guthaben bleibt aber auszuzahlen.
- Fehler dokumentieren und für die Zukunft die Abrechnungsläufe systematisch pro Jahr trennen.
- Vorauszahlungen mit korrigierter Basis neu berechnen — sonst dreht sich der Fehler weiter.
Kalender-Playbook für den Jahreslauf
Der sicherste Weg, den Abrechnungszeitraum korrekt zu halten, ist ein festes Kalender-Setup mit klaren Zwischenständen. Empfehlung für Vermieter mit bis zu zehn Einheiten:
| Monat | Aktion | Ziel |
|---|---|---|
| Januar | Zählerstände 31.12. sammeln | Verbrauchsdaten vollständig |
| Februar | Rechnungen des Vorjahres abschließen | Belegvollständigkeit |
| März | Grundsteuerbescheide prüfen | Kosten aktuell |
| April | Abrechnung erstellen und prüfen | Formalien passen |
| Mai | Versand an Mieter | Zugang dokumentiert |
| Juni–Nov | Belegeinsicht auf Anfrage | Streitgespräche schlichten |
| Dezember | Fristen-Check für alle Zeiträume | kein Ablauf übersehen |
Wer im Dezember erst mit dem Sammeln anfängt, gerät regelmäßig in die 12-Monats-Falle — Ferien, Krankheit, verspätete Rechnungen verschieben den Versand um Wochen. Ein Puffer von 6 Monaten zwischen Zeitraumende und Zugang ist der Normalfall.
Häufige Konstellationen und wie du sie löst
| Konstellation | Richtiger Weg | Falscher Weg |
|---|---|---|
| Umstellung Kalenderjahr | Rumpfabrechnung + neuer 12-Monats-Zyklus | Zusammenfassen zu 15 Monaten |
| Mieterwechsel Juli | Zwei getrennte Zeiträume | Ein Zeitraum für beide |
| Neubau, erster Bezug März | 10-Monats-Rumpf März–Dezember | 15 Monate März–Mai des Folgejahres |
| Verkauf zum 30.06. | Bis 30.06. Alt-Eigentümer, ab 01.07. Neu-Eigentümer | Ganzjahresabrechnung durch einen |
| Später Grundsteuerbescheid | 11-Monats-Kernabrechnung + Nachtrag | Auf Zeitraum verlängern |
Faustregel: Der Zeitraum muss zwölf Monate umfassen — Anfang und Ende sind flexibel, Länge nicht. Sonderregelungen für Mieterwechsel, Umstellung und Miet-Ende sind eng auszulegen; jede Ausdehnung darüber hinaus ist eine formelle Falle.
Häufige Fragen
Darf ich zwei Jahre in einer Abrechnung zusammenfassen?
Nein. Jeder 12-Monats-Zeitraum steht für sich. Wer zwei Jahre bündelt, macht beide Abrechnungen formell unwirksam. Der Aufwand für zwei getrennte Abrechnungen ist gering — der Fehler kostet oft die komplette Nachforderung.
Was ist bei Mieterwechsel mit dem Verteilerschlüssel?
Bei verbrauchsabhängigen Kosten (Heizung, Wasser) sind Zwischenzähler Pflicht. Bei flächenabhängigen Kosten teilst du nach Tagen: 200 Tage alter Mieter, 165 Tage neuer Mieter, Gesamtkosten nach Anteil an 365. Bei Grundsteuer ist die tagesscharfe Aufteilung gerichtsfest.
Was, wenn der Grundsteuerbescheid erst 15 Monate später kommt?
Rechne ohne die Position ab und reiche die korrigierte Fassung nach Zugang des Bescheids nach. Die 12-Monats-Frist des § 556 Abs. 3 BGB gilt zwar, aber die verspätete Nachbesserung ist zulässig, wenn du die Verzögerung nicht zu vertreten hast.
Ist ein 11-monatiger Zeitraum zulässig?
Nur bei Sonderfällen (Mieterwechsel, Umstellung, Mietbeginn/-ende). Sonst nicht — der Zeitraum muss exakt 12 Monate umfassen. Ein 11-Monats-Zeitraum ohne Grund ist ebenso angreifbar wie ein 13-Monats-Zeitraum, wenn auch weniger folgenschwer.
Was ist mit einer Rumpfabrechnung bei erstem Bezug im laufenden Jahr?
Zulässig. Beginnt das Mietverhältnis am 15. April, endet der erste Abrechnungszeitraum am 31. Dezember mit einer 8,5-Monats-Rumpfabrechnung. Die Vorauszahlungen werden anteilig gerechnet, die Frist von 12 Monaten läuft ab 01.01. des Folgejahres.
Wie lange darf ich für die 12-Monats-Abrechnung Zeit lassen?
Der Mieter muss die Abrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Zeitraums in der Hand halten (§ 556 Abs. 3 BGB) — Zugang, nicht Versand. Für 2025 heißt das: bis 31.12.2026. Wer den Zugang nicht nachweisen kann, verliert die Frist auch bei rechtzeitigem Versand.