Vermieter werden in 20 Schritten — die vollständige Checkliste.
Bevor der erste Mieter unterschreibt, gibt es 20 Punkte, die stimmen müssen — von der Gebäudeversicherung bis zur Steueranmeldung. Diese Liste sortiert sie nach Reihenfolge und zeigt, was jeder Punkt in Euro und Zeit kostet.
Ein neuer Vermieter braucht drei Blöcke: rechtlich (Vertrag, Selbstauskunft, Kaution, Übergabe), finanziell (Konto, Rücklage, Versicherung, Steuernummer) und organisatorisch (Ordner, Kalender, Ansprechpartner). Die Reihenfolge ist wichtig — die Versicherung vor der Übergabe, das Bankkonto vor der Selbstauskunft, die Steueranmeldung im gleichen Monat wie der erste Mieteingang.
Die 20 Punkte im Überblick
| # | Aufgabe | Zeit | Kosten (typisch) |
|---|---|---|---|
| 1 | Getrenntes Bankkonto für die Vermietung | 30 min | 0–5 €/Monat |
| 2 | Wohngebäudeversicherung prüfen/abschließen | 1 h | 250–600 €/Jahr |
| 3 | Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht | 30 min | 60–120 €/Jahr |
| 4 | Ordnerstruktur digital anlegen | 2 h | 0–15 €/Monat |
| 5 | Mietwert ermitteln (Mietspiegel, Vergleichsangebote) | 2 h | 0–50 € |
| 6 | Exposé & Fotos erstellen | 3 h | 0–150 € |
| 7 | Inserat schalten (Immoscout24, Kleinanzeigen) | 30 min | 0–90 € |
| 8 | Besichtigungen mit Selbstauskunft | 2 h × 5 | — |
| 9 | SCHUFA/Bonität und Referenzen prüfen | 30 min | 0–30 € |
| 10 | Mietvertrag rechtssicher aufsetzen | 1–2 h | 0–150 € |
| 11 | Kaution vereinbaren (max. 3 Nettokalt) | 10 min | 0 € |
| 12 | Kautionskonto separat/verzinslich eröffnen | 30 min | 0 € |
| 13 | Übergabeprotokoll (Fotos + Zählerstände) | 1 h | 0 € |
| 14 | Rauchmelder & Wartungsvertrag prüfen | 30 min | 15–40 €/Jahr |
| 15 | Energieausweis dem Mieter aushändigen | 10 min | 80–500 € (einmalig) |
| 16 | Meldung ans Finanzamt (Vermietung § 21 EStG) | 30 min | 0 € |
| 17 | Instandhaltungsrücklage einrichten (10 €/m²/Jahr) | 10 min | monatlicher Sparbetrag |
| 18 | Kalender für Nebenkosten-Frist & Kündigungsfristen | 30 min | 0 € |
| 19 | Ansprechpartner Handwerker (3 Gewerke) klar | 2 h | 0 € |
| 20 | Erste Nebenkostenabrechnung im Kalender: 12 Monate | 10 min | 0 € |
Rechtsblock: Vertrag, Kaution, Übergabe
Der Mietvertrag ist die wichtigste Weichenstellung. Formularverträge aus dem Buchhandel sind heute meist veraltet (Betriebskostenverordnung 2004, GEG 2024, CO₂-Aufteilung 2023). Achte auf diese fünf Pflichtklauseln:
- Nebenkostenkatalog nach § 2 BetrKV — Positionen einzeln aufzählen, kein bloßer Verweis („die üblichen Nebenkosten" ist unwirksam).
- Verteilerschlüssel (Wohnfläche m², Personenzahl, Verbrauch) je Position — sonst gilt Wohnfläche § 556a BGB.
- Kleinreparaturklausel mit Bagatell- und Jahresgrenze (100 €/8 % nach BGH VIII ZR 224/85).
- Kaution höchstens drei Nettokaltmieten (§ 551 BGB), Ratenzahlung erlaubt.
- Klausel zur elektronischen Kommunikation (E-Mail an Mieter genügt für § 556 BGB nur bei ausdrücklicher Vereinbarung).
Finanzblock: Konto, Steuer, Rücklage
Ein getrenntes Girokonto für die Vermietung — auch wenn du nur eine Wohnung hast — ist der wichtigste Buchhaltungshelfer. Miete rein, Nebenkosten, Rücklage und Handwerker raus, alles bleibt in einem Kontoauszug nachvollziehbar. Das erleichtert die Steuererklärung erheblich und liefert der Bank bei einer späteren Finanzierung sofort einen sauberen Objektnachweis.
Zum Finanzamt musst du dich innerhalb eines Monats melden — praktisch reicht die nächste Einkommensteuererklärung (Anlage zur Vermietung, § 21 EStG). Halte dazu Kaufpreis, Baujahr, Wohnfläche und den Aufteilungswert Grundstück/Gebäude bereit; nur der Gebäudeteil ist AfA-fähig.
Für die Rücklage gilt eine Faustzahl: 10 Euro pro m² Wohnfläche pro Jahr, bei Altbau eher 12–15 Euro. Ein Dashboard in Rentprime zeigt dir mit einer Onboarding-Checkliste, welcher der 20 Punkte noch offen ist und wann welche Frist ansteht — so verlierst du im ersten Jahr nichts aus dem Blick.
Häufige Fehler beim Start
- Übergabe ohne Fotos: Bei Auszug fehlt der Referenzzustand — der Mieter zahlt nichts nach.
- Kaution auf eigenem Girokonto: Kaution muss getrennt und verzinslich angelegt sein (§ 551 III BGB) — sonst kann der Mieter sofort Zinsen und Rückzahlung fordern.
- Nebenkosten pauschal statt Vorauszahlung: Pauschale schließt Nachforderung aus, jede Verteuerung geht zulasten des Vermieters.
- Selbstauskunft mit unzulässigen Fragen: Fragen zu Religion, Kinderwunsch, Krankheiten sind nach AGG verboten und begründen Schadensersatz.
- Rauchmelder ohne Wartungsvertrag: Bei Brand haftet der Vermieter, wenn Wartung nicht nachweisbar ist.
Sechs typische Erst-Vermieter-Fallen und ihre Preise
| Falle | Was schiefgeht | Kosten typisch |
|---|---|---|
| Kein separates Konto | Steuererklärung wird zur Puzzlearbeit | 2–4 h Zusatzarbeit p. a. |
| Wohnfläche geschätzt | Mieter misst nach, 10 % Abweichung → Mietminderung | 360–720 €/Jahr |
| Kleinreparaturklausel zu weit | Klausel unwirksam, du zahlst alles | 200–600 €/Jahr |
| Übergabe ohne Fotos | Bei Auszug keine Kaution-Einbehaltung | bis 3 Nettokaltmieten |
| Kaution auf Girokonto | Mieter fordert Zinsen + Rückzahlung | zzgl. Abmahnung |
| Energieausweis vergessen | Bußgeld nach § 108 GEG | bis 15.000 € |
Vermieter mit einer sauberen Checkliste vermeiden diese sechs Fallen fast automatisch. Wichtig ist, die Punkte nicht als „einmalige Aufgabe" zu sehen — Rauchmelder wollen jährlich gewartet, die Kleinreparaturklausel muss zu jedem BGH-Urteil geprüft, das Konto quartalsweise geordnet werden.
Häufige Fragen
Muss ich ein Gewerbe anmelden?
Nein. Die Vermietung von Wohnraum ist Vermögensverwaltung, kein Gewerbe (§ 14 AO). Erst wenn du mehr als drei Objekte innerhalb von fünf Jahren kaufst und verkaufst, wird es gewerblicher Grundstückshandel. Für die reine Dauervermietung genügt die Anlage zur Einkommensteuer.
Wie viel Zeit kostet eine Wohnung pro Monat?
Nach dem Onboarding etwa 2–4 Stunden pro Monat: Kontoabgleich, Reparatur-Kommunikation, Rechnungen ablegen. Die Nebenkostenabrechnung schlägt einmal pro Jahr mit 1–3 Stunden zu Buche, wenn Belege digital vorliegen.
Brauche ich einen Steuerberater?
Für eine Wohnung meist nein — die Anlage zur Vermietung ist überschaubar. Ab drei Objekten, bei Erbengemeinschaften oder Mischnutzung Wohnen/Gewerbe lohnt der Steuerberater. Der Steuer-Export aus deiner Software spart dann Berater-Stunden.
Wann darf ich die Miete zum ersten Mal erhöhen?
Frühestens 15 Monate nach Einzug (§ 558 BGB, 12 Monate Sperrfrist plus 3 Monate Zustimmungsfrist). Maximal 20 Prozent in drei Jahren, in Städten mit Kappungsgrenze 15 Prozent — und immer bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete.
Was mache ich, wenn der erste Mieter nicht zahlt?
Nach fünf Tagen automatisch Mahnung mit klarer Zahlungsfrist. Bleibt der Rückstand zwei Monatsmieten (§ 543 Abs. 2 Nr. 3 BGB), ist die fristlose Kündigung möglich. Vorher setze eine gerichtsfeste Mahnung mit Verzugsschaden. Die Software erledigt Mahnungen typischerweise in zwei Klicks.
Reicht ein Standardvertrag aus dem Internet?
Nur, wenn er die letzten drei Jahre aktualisiert wurde (CO₂-Aufteilung, GEG, Fernablesbarkeit). Alte Vorlagen sind oft in den Nebenkosten-Klauseln unwirksam und geben dem Mieter Kürzungsrechte. Ein anwaltlich geprüfter Generator ist die günstigere Alternative.