Vermieter-Software ohne Abo: Einmalkauf ehrlich bewertet.
Einmalzahlung klingt günstig — bis die HKVO-Novelle, das CO₂-Stufenmodell oder ein Windows-Update das Programm ausbremst. Diese Rechnung zeigt, wann Einmalkauf wirklich billiger ist.
Vermieter-Software ohne Abo gibt es fast nur noch als lokale Kauflizenz (WISO Vermieter, Lexware Hausverwalter). Der Einmalpreis von 60 bis 250 Euro ist verlockend, doch HKVO-Novellen, CO₂-Stufenmodell nach § 7 CO₂KostAufG und neue Steuerformate erzwingen alle 12 bis 24 Monate ein kostenpflichtiges Update. Über fünf Jahre landest du meist bei den gleichen Kosten wie im Cloud-Abo — nur ohne Bankanbindung und Mieterportal.
Was „ohne Abo“ 2026 wirklich heißt
Der Begriff ist unscharf. Drei Modelle laufen im Handel unter „ohne Abo“: die klassische Kauflizenz (einmalig zahlen, Programm auf dem eigenen Rechner), die unbefristete Version mit optionalem Update-Pack (Kauf plus Jahresgebühr für Rechtsupdates) und die Freeware-Excel-Vorlage. Nur das erste ist echter Einmalkauf — und genau das wird auf dem deutschen Markt selten. WISO Vermieter, Lexware Hausverwalter und Haus & Grund BuchhaltungPlus dominieren die Nische mit Preisen zwischen 60 und 250 Euro.
Alle drei zwingen dich faktisch zum Upgrade, sobald sich Gesetze ändern — und das tun sie mit HKVO, CO₂KostAufG, GEG und § 35a EStG praktisch jedes Jahr.
Der Fünf-Jahres-Vergleich
Damit die Rechnung ehrlich ist, gehören zum Einmalkauf die versteckten Kosten (Update-Pack, Datenmigration bei OS-Wechsel, fehlende Bankanbindung) und zum Abo die eingebauten Leistungen (Cloud-Backup, Fristenwächter, Mieterportal). Für einen Vermieter mit sechs Einheiten ergibt sich über fünf Jahre folgendes Bild:
| Position | Einmalkauf (Kauflizenz) | Cloud-Abo (Mittel) |
|---|---|---|
| Grundpreis Jahr 1 | 180 € | 0 € (Trial 7 Tage) |
| Update-Pack Jahr 2–5 | 4 × 60 € | inkl. (49 € × 12 × 5) |
| Bankanbindung | nicht möglich | inkl. PSD2 |
| Mieterportal | nicht enthalten | inkl. |
| Backup / Restore | manuell | täglich, verschlüsselt |
| Rechtsupdate HKVO/CO₂ | kostenpflichtig | automatisch |
| Summe 5 Jahre | 420 € + Zeitkosten | ≈ 2 940 € |
Rechne die eigene Arbeitszeit ehrlich mit: Wer für Bankabgleich, Belegablage und Abrechnung im Jahr 15 Stunden zusätzlich braucht und diese Zeit mit 30 Euro netto ansetzt, hat 450 Euro versteckte Kosten pro Jahr — die kein Einmalkauf ausgleicht.
Für wen sich der Einmalkauf trotzdem lohnt
- Du hast 1 bis 2 Einheiten und rechnest per Hand ab.
- Du buchst nicht digital und willst keine Bankanbindung.
- Deine Objekte sind einheitlich beheizt, ohne HKVO-Splits.
- Du archivierst Belege physisch und brauchst keine GoBD-Konformität für die Cloud.
- Du willst maximale Datenhoheit auf einem einzelnen, offline betriebenen Rechner.
Wo Einmalkauf-Software regelmäßig scheitert
- HKVO-Novelle: § 6a HKVO fordert monatliche Verbrauchsinformationen — ohne Cloud kaum umsetzbar.
- CO₂-Stufenmodell: § 7 CO₂KostAufG verlangt eine Einordnung in Stufe 1–10 je Kalenderjahr, deren Grenzwerte sich verschieben.
- § 35a EStG: Bescheinigung haushaltsnaher Dienstleistungen muss maschinenlesbar sein — alte Formulare fallen durch.
- Bankanbindung nach PSD2: Ohne lizenzierten Kontozugangsdienstleister kein automatischer Mietabgleich.
- Mieterportal-Pflicht bei größeren Beständen: § 6a HKVO erlaubt digitale Bereitstellung — Papier bleibt zulässig, kostet aber Zeit.
- Betriebssystem-Wechsel: Alte 32-bit-Versionen laufen auf Windows 11 oft nicht mehr, Datenimport dann Handarbeit.
Wer viele dieser Punkte trifft, kommt am Cloud-Modell nicht vorbei. In Rentprime gehört die aktuelle HKVO- und CO₂-Stufe zum Preis, damit die Nebenkostenabrechnung im Dezember nicht am veralteten Update-Pack scheitert.
Rechenbeispiel: Wann kippt der Vorteil?
Nimm 3 Wohnungen, zentral beheizt, mit CO₂-relevantem Energieträger. Der Einmalkauf kostet 180 Euro plus 60 Euro Update im Jahr. Ein günstiges Cloud-Abo liegt bei 19 Euro pro Monat, also 228 Euro pro Jahr. Ab Jahr 2 zahlst du beim Einmalkauf 60 Euro, im Abo 228 Euro — der Einmalkauf spart 168 Euro pro Jahr. Kommt aber ein einziger Streitfall durch fehlende CO₂-Aufteilung nach § 7 Abs. 4 CO₂KostAufG (3 % Kürzung auf 1 800 Euro Heizkosten = 54 Euro), rutscht die Ersparnis auf 114 Euro. Zwei Streitfälle im Jahr, und die Rechnung kippt.
Kurz: Der Einmalkauf spart nur bei kleinen, stabilen Beständen und disziplinierter Handarbeit. Sobald HKVO, CO₂ oder ein Mieterwechsel eine Frist auslösen, ist die Cloud-Software oft günstiger — nicht wegen ihres Preises, sondern wegen der vermiedenen Fehler nach § 556 Abs. 3 BGB.
Woran du eine seriöse Einmalkauf-Software erkennst
- Klare Angabe, welche Rechtsupdates enthalten sind und welche extra kosten.
- Exportformate CSV, DATEV und PDF/A — nicht nur proprietäres Format.
- HKVO- und CO₂KostAufG-Konformität im Handbuch benannt, mit Jahresstand.
- GoBD-Testat oder mindestens Hinweise zur revisionssicheren Belegablage.
- Datenexport ohne Zusatzkauf, damit du wechseln kannst.
Was du im Blick behalten musst
Der Einmalkauf hat noch drei versteckte Kostenpunkte, die im Verkaufsgespräch selten fallen. Erstens die Datenmigration beim Rechnerwechsel: Bei einem neuen Betriebssystem läuft die alte Version oft nicht mehr — bezahlt wird dann eine Neuinstallation oder ein Datenexport, häufig 90 bis 200 Euro. Zweitens die Support-Verfügbarkeit: Bei Kauflizenzen gilt oft nur eine kostenpflichtige Hotline mit Minuten- oder Ticketpreis; das Cloud-Modell hat den Support meist inklusive. Drittens die GoBD-Zertifizierung für die Belegablage — bei lokaler Software musst du selbst dokumentieren, wie du § 146 AO einhältst.
Nicht zuletzt zählt der Zeitfaktor. Wer 8 Wohnungen bewirtschaftet und die Nebenkostenabrechnung in Excel ergänzt, weil die Kauflizenz die CO₂-Stufe nicht kann, verbringt schnell 4 bis 8 Stunden mehr pro Jahr am Rechner. Bei einem realistischen Stundensatz von 30 Euro netto sind das 120 bis 240 Euro — die im Fünf-Jahres-Vergleich meist übersehen werden.
Häufige Fragen
Gibt es Vermieter-Software komplett ohne Abo und ohne Update-Zwang?
Praktisch nein. Selbst Kauflizenzen wie WISO Vermieter oder Lexware Hausverwalter verkaufen jährliche Update-Packs, weil sich HKVO, CO₂KostAufG und Steuerformate ändern. Ohne Updates bleibst du auf einem Rechtsstand der Vorjahre stehen — das Programm läuft, die Abrechnung ist aber angreifbar.
Ist Excel eine echte Alternative?
Für 1 bis 2 Einheiten ja, wenn du BGB, BetrKV und HKVO im Kopf hast. Sobald zentrale Heizung, WEG oder mehrere Objekte dazukommen, wird Excel zur Fehlerquelle: 80 Prozent aller manuellen Abrechnungen enthalten laut Deutschem Mieterbund mindestens einen materiellen Fehler.
Kann ich Vermieter-Software als Werbungskosten absetzen?
Ja. Sowohl der Einmalkauf als auch Abogebühren sind nach § 9 EStG Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung. Beim Einmalkauf über 800 Euro netto musst du abschreiben (§ 6 EStG), darunter sofort als geringwertiges Wirtschaftsgut.
Was passiert mit meinen Daten, wenn der Hersteller aufhört?
Beim Einmalkauf bleibt die letzte funktionierende Version lokal — die Daten sind dein Eigentum. Bei Cloud-Anbietern brauchst du eine Exit-Klausel im Vertrag; seriöse Anbieter garantieren einen CSV- und PDF-Export für mindestens 24 Monate nach Kündigung.