Kostenlose Vermieter-Software: Was geht wirklich gratis?
Kostenlos gibt es Rechner, Vorlagen und Excel-Mappen — aber keine vollständige Vermieter-Software. Diese Übersicht zeigt, welche Gratis-Werkzeuge halten, was sie versprechen, und wo die Grenze verläuft.
Kostenlos gibt es einzelne Rechner (Nebenkosten, CO₂-Stufe, Mietspiegel), Muster-Mietverträge und Excel-Mappen. Eine vollständige Vermieter-Software mit Bankanbindung, Fristenwächter und HKVO-konformer Abrechnung gibt es nicht dauerhaft gratis, weil Bank-, Mail- und Speicher-Infrastruktur laufende Kosten verursachen. Freemium-Modelle sind bei einer Einheit kostenlos, sobald mehrere Objekte dazukommen kostenpflichtig.
Was kostenlos möglich ist — und was nicht
Software, die dir dauerhaft und ohne Zeitlimit die komplette Vermieterarbeit abnimmt, gibt es 2026 nicht kostenlos. Der Grund ist banal: Bankanbindung (PSD2, lizenzierter Zugriff), E-Mail-Versand, Backups und Rechtsupdates verursachen laufende Kosten. Was du seriös gratis bekommst, sind punktuelle Werkzeuge — und einige davon reichen für den Kleinstvermieter aus.
| Aufgabe | Kostenlose Option | Grenze |
|---|---|---|
| Nebenkostenabrechnung | Excel-Vorlage, Online-Rechner | Kein CO₂-Split ab 2 Einheiten |
| Mietvertrag | Muster Haus & Grund / Anwaltsblätter | Meist ohne Staffel/Index |
| CO₂-Stufe | Rechner nach § 5 CO₂KostAufG | Nur einzelne Objekte |
| Wohnfläche | WoFlV-Rechner | Ohne Grundriss-Erkennung |
| Mietspiegel | Kommunale Mietspiegel PDF | Nicht in allen Städten |
| Belegablage | Cloud-Ordner | Keine GoBD-Sicherheit |
| Fristenwächter | Kalender-App | Kein juristisches Regelwerk |
Als grobe Orientierung: Ein Solo-Tarif kostet marktüblich zwischen 10 und 20 € pro Monat und spart je Nebenkostenabrechnung erfahrungsgemäß 2–3 Stunden (Faustwert: 60 € Zeitwert bei 20 €/h). Wer 4 Wohnungen abrechnet, hat den Jahresbetrag von rund 190 € allein über eingesparte Zeit hereingeholt.
Gratis-Rechner, die wirklich helfen
Drei Kategorien Gratis-Werkzeuge decken 80 Prozent der jährlich wiederkehrenden Berechnungen ab: Nebenkostenrechner, CO₂-Stufenrechner und Wohnflächenrechner nach WoFlV. Ein guter Online-Rechner ist DSGVO-konform (keine Weitergabe der Eingaben), rechnet transparent und nennt die Rechtsgrundlage — bei der Nebenkostenabrechnung § 2 BetrKV, bei der CO₂-Umlage § 5 und § 6 CO₂KostAufG, bei der Fläche § 2 bis § 4 WoFlV.
Kostenlose Rechner sammelt Rentprime unter /tools/ (Nebenkosten, CO₂-Stufe, Mietspiegel, WoFlV-Fläche) — bewusst ohne Konto und ohne Datenübertragung an Dritte, damit sie auch für Vermieter mit einer Einheit nutzbar bleiben.
Freemium: Wo die Gratis-Version aufhört
Etliche Anbieter locken mit „für immer kostenlos“ — und meinen damit meist eine Wohnung. Ab der zweiten Einheit wird ein Tarif fällig. Häufige Grenzen im Detail:
- Ein Objekt oder eine Wohnung — die zweite ist kostenpflichtig.
- Kein Mieterportal — Zugang für Mieter nur im Bezahltarif.
- Kein Datenexport — CSV/PDF-Export erst ab Bezahlversion.
- Werbung eingeblendet — die Software finanziert sich über Anzeigen (DSGVO prüfen).
- Keine Bankanbindung — Kontoauszüge nur manuell.
- Support nur per Community-Forum — keine Antwort binnen 48 Stunden zugesichert.
Excel: die ehrlichste Gratis-Lösung
Wer eine oder zwei Wohnungen selbst verwaltet, kommt mit einer strukturierten Excel-Mappe weit — vorausgesetzt, sie enthält getrennte Blätter für Stammdaten, Einnahmen, Ausgaben, Nebenkosten und Steuer. Ein Rechenbeispiel: Bei 6 000 Euro Nettomiete und 1 800 Euro Werbungskosten dauert die Excel-Auswertung für die Steuererklärung nach § 21 EStG rund 90 Minuten pro Jahr — genauso lange wie in einer einfachen Software. Der Unterschied kommt erst bei mehreren Objekten und der Nebenkostenabrechnung, wo Formeln zu Verteilerschlüssel, HKVO-Split und CO₂-Stufe schnell fehlerhaft werden.
Studien der Universität Salford zeigen, dass 88 Prozent aller Excel-Tabellen in Unternehmen mindestens einen materiellen Fehler enthalten. Bei Nebenkostenabrechnungen genügt einer, um nach § 556 Abs. 3 BGB angreifbar zu werden.
Datenschutz: das versteckte Preisschild bei Gratis-Angeboten
Kostenlose Cloud-Software finanziert sich manchmal über Datenauswertung, Werbenetzwerke oder Weitergabe an Bonitätsdienste. Nach Art. 6 und Art. 13 DSGVO brauchst du als Vermieter aber eine klare Rechtsgrundlage und einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO), sobald du personenbezogene Daten von Mietern speicherst. Ohne AV-Vertrag haftest du persönlich — der Bußgeldrahmen der Aufsichtsbehörden reicht bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des Jahresumsatzes.
- Steht ein AV-Vertrag im Angebot?
- Werden Daten in der EU verarbeitet oder in Drittländer übertragen?
- Gibt es ein Datenschutz-Impressum mit Kontakt und Aufsichtsbehörde?
- Kannst du die Daten jederzeit löschen und exportieren?
Wann sich der Umstieg auf eine Bezahllösung rechnet
Rechne konservativ: eine Wohnung, eine Abrechnung pro Jahr, ein Steuerbogen — Gratis bleibt Gratis. Ab der zweiten Einheit oder bei zentraler Heizung mit HKVO-Split lohnt sich der Sprung auf eine Bezahlversion mit Bankanbindung. Faustregel: Wer pro Jahr mehr als sechs Stunden mit Belegen, Rechnungen und Abrechnung verbringt, spart die Abo-Kosten allein über gesparte Arbeitszeit.
Was am Ende trotzdem für ein Bezahlangebot spricht
Gratis ist verlockend, aber die Rechnung wird auf zwei Feldern gemacht: bei den Fristen und beim Streitfall. Wer die 12-Monats-Frist des § 556 III BGB verpasst, verliert die gesamte Nachforderung — das sind bei 6 Wohnungen und 400 Euro Nachzahlung schnell 2 400 Euro. Ein Fristenwächter kostet in seriösen Bezahltarifen 10 bis 20 Euro pro Monat. Die Investition rechnet sich mit dem ersten geretteten Bescheid.
Auf der Belegseite ist die Situation ähnlich. Eine unstrukturierte Cloud-Ablage genügt der GoBD nicht (§ 146 AO). Bei Prüfungen kann das Finanzamt Werbungskosten verweigern, wenn Belege nicht revisionssicher archiviert sind. Für 6 Wohnungen mit 8 000 Euro Werbungskosten und 30 Prozent Steuersatz stehen 2 400 Euro auf dem Spiel — deutlich mehr als jedes Software-Abo.
Häufige Fragen
Ist Vermieter-Software kostenlos wirklich sicher?
Kostenlose Rechner sind unkritisch, solange keine personenbezogenen Daten hochgeladen werden. Bei Cloud-Software mit Mieterdaten musst du nach Art. 28 DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen. Ohne AV-Vertrag ist Gratis-Software ein Compliance-Risiko.
Kann ich mit Excel eine rechtssichere Nebenkostenabrechnung erstellen?
Ja, wenn du die Mindestangaben nach BGH-Rechtsprechung einhältst: Gesamtkosten, Verteilerschlüssel mit Erläuterung, Mieteranteil, Abzug der Vorauszahlungen. Bei zentraler Heizung ist der HKVO-Split nach § 7 HKVO die häufigste Fehlerquelle.
Welche Vorlagen sind rechtssicher?
Muster von Haus & Grund, dem Deutschen Mieterbund oder anwaltlichen Formularverlagen sind aktuell. Kostenlose PDF-Vorlagen aus dem freien Internet sind oft Jahre alt und ignorieren Mietpreisbremse, § 556d BGB oder die CO₂-Umlage.
Was ist die günstigste rechtssichere Kombination?
Ein Muster-Mietvertrag von Haus & Grund, ein kostenloser Nebenkosten- und CO₂-Rechner sowie eine sauber geführte Excel-Mappe. Damit bleibst du bei einer Wohnung dauerhaft ohne Software-Kosten — solange du selbst die Fristen im Blick behältst.