Ohne Hausverwaltung vermieten — was du wirklich selbst schaffst.
Wer 1 bis 5 Wohnungen selbst verwaltet, spart pro Jahr 300 bis 600 Euro je Wohnung — braucht dafür aber eine ehrliche Zeit- und Aufgabenliste. So sieht sie aus, so gliederst du sie in Kalenderblöcke.
Wer bis zu fünf Wohnungen vermietet, kann alle Aufgaben selbst übernehmen: Vertragsschluss, Mietinkasso, Nebenkostenabrechnung, kleine Reparaturen und Steuererklärung. Pflicht wird eine Hausverwaltung nur bei Wohnungseigentümergemeinschaften nach § 26 WEG — hier reicht die Selbstverwaltung durch die Eigentümer meist nur bis vier Einheiten. Wer das Handwerk digitalisiert, spart 300 bis 600 Euro pro Wohnung und Jahr.
Wann eine Hausverwaltung Pflicht ist — und wann nicht
Für die Vermietung eines Einfamilienhauses oder einer einzelnen Eigentumswohnung ist eine Hausverwaltung nie gesetzlich vorgeschrieben. Anders bei Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG): Nach § 26 WEG muss die WEG einen Verwalter bestellen, es sei denn, alle Eigentümer sind sich einig und übernehmen selbst. Ab etwa fünf Einheiten kippt die Selbstverwaltung praktisch, weil die Buchhaltung und die Beschlussfähigkeit ohne Struktur nicht mehr funktioniert.
| Konstellation | Verwaltung Pflicht? | Praxis |
|---|---|---|
| Einfamilienhaus vermietet | nein | immer Selbstverwaltung sinnvoll |
| Eine Eigentumswohnung | nein | WEG hat eigenen Verwalter, du verwaltest deinen Mieter |
| Mehrfamilienhaus im Alleineigentum | nein | Selbstverwaltung bis ~10 Einheiten machbar |
| WEG bis 4 Einheiten | ja/nein | Selbstverwalter-WEG möglich, aber Beschluss aller |
| WEG ab 8 Einheiten | ja (praktisch) | externer Verwalter, Kosten 25–45 €/Einheit/Monat |
Kostenvergleich: Hausverwaltung vs. Selbstverwaltung
| Position | Externe Hausverwaltung | Selbst verwalten |
|---|---|---|
| Grundgebühr pro Wohnung | 25–45 €/Monat | 0 € |
| Nebenkostenabrechnung (einmalig) | 80–150 € | eigene Zeit ~2 h |
| Sondermaßnahme (Sanierung) | 3–5 % Bausumme | eigene Zeit |
| Mieterwechsel | 1 Nettomiete Provision | eigene Zeit ~10 h |
| Jährliche Gesamtkosten je Wohnung | 400–700 € | 30–90 € (Software) |
Der Selbstverwaltungsvorteil pro Wohnung liegt bei rund 500 Euro pro Jahr — bei drei Wohnungen also 1.500 Euro. Rechne den eigenen Zeitaufwand von zwei bis vier Stunden pro Monat und Wohnung dagegen; bei einem Stundensatz von 40 Euro landet man bei etwa 1.200 bis 2.000 Euro rechnerischem Aufwand. Der Unterschied ist bei den ersten drei Wohnungen unter Null — mit Software drüber.
Der Selbstverwalter-Kalender: was wann fällig ist
- Monatlich am Ersten: Mieteingang prüfen, Kontoauszug nach Miete/Nebenkosten/Reparatur sortieren.
- Monatlich am Zehnten: Mahnung bei ausstehender Miete (§ 286 BGB, 5 Tage Karenz).
- Quartalsweise: Belege scannen, Rechnungen ablegen, Rücklage überweisen.
- Ende März: Steuererklärung Vorjahr, Anlage zur Vermietung.
- Mai–September: Wartungen (Heizung, Rauchmelder, Legionellen alle 3 Jahre).
- Oktober–November: Zählerstände ablesen (Heizkosten, Wasser, Strom-Allgemein).
- Dezember: Nebenkostenabrechnung Vorjahr fertigstellen und ausgesendet haben.
- Anlassbezogen: Mieterwechsel, Reparaturen > 500 €, Modernisierungsanzeigen.
Der Kernprozess: Nebenkostenabrechnung selbst rechnen
Die Nebenkostenabrechnung ist der zeitaufwändigste Selbstverwaltungsschritt. Frist ist zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Für 2025 also 31.12.2026. Wer sie manuell in Excel rechnet, braucht 3–5 Stunden je Objekt. Wer eine NKA-Engine wie Rentprime nutzt, hinterlegt Verteilerschlüssel, Zähler und Rechnungen einmal pro Jahr — die Abrechnung inklusive HKVO-Split und CO₂-Stufe fällt in wenigen Minuten fertig heraus.
Die vier BGH-Mindestangaben in jeder Abrechnung:
- Gesamtkosten der Wirtschaftseinheit — je Position mit Belegbezug.
- Verteilerschlüssel mit Erläuterung — Wohnfläche, Verbrauch, Personenzahl.
- Berechnung des Mieteranteils — klare Rechenkette.
- Abzug der Vorauszahlungen — Guthaben oder Nachforderung ausgewiesen.
Wann du eine externe Hilfe zuziehst
- Räumungsklage nach § 543 BGB — hier immer Fachanwalt für Mietrecht.
- Denkmal- oder KfW-Sanierung mit Fördermittelantrag — Energieberater/Steuerberater.
- Erbengemeinschaft oder GbR mit mehr als drei Beteiligten — Miteigentümer-Software mit Rollen.
- Bauträger-Streitigkeiten im Neubau — Bauanwalt, nicht Hausverwaltung.
- Steuerprüfung / Betriebsprüfung — Steuerberater, ggf. Fachanwalt Steuerrecht.
Der digitale Werkzeugkasten für Selbstverwalter
Selbstverwaltung ohne Software ist Zettelwirtschaft. Diese vier Bausteine reichen für 1 bis 5 Wohnungen:
- Vermieter-Software für Vertrag, Nebenkostenabrechnung, Steuer-Export.
- Gemeinsames E-Mail-Postfach mit dem Mieter für Mängel und Termine.
- Cloud-Ordner mit gescannten Belegen, GoBD-konform ablegen.
- Kalender mit Fristen: NK-Frist, Kaution, Mieterhöhung, Wartungen.
| Aufgabe | Zeitaufwand mit Software | Zeitaufwand ohne |
|---|---|---|
| Mieteingang prüfen (Monat) | 5 min | 20 min |
| Beleg ablegen | 30 s je Beleg | 3 min je Beleg |
| Nebenkostenabrechnung Vorjahr | 30 min | 3–5 h |
| Steuererklärung Vermietung | 15 min mit Export | 2–3 h |
| Mahnung erstellen und versenden | 2 min | 15 min |
Häufige Fragen
Darf ich als Vermieter selbst Handwerker beauftragen und die Rechnung umlegen?
Reparaturen sind nicht umlagefähig — sie mindern nur deine Einkünfte aus Vermietung. Umlagefähig sind laufende Betriebskosten nach § 2 BetrKV (Wartung, Gartenpflege, Reinigung). Vermische die Kategorien nicht in einer Rechnung, sonst wird die ganze Position gestrichen.
Muss ich für die Selbstverwaltung ein Gewerbe anmelden?
Nein, die Verwaltung eigener Immobilien ist Vermögensverwaltung. Ein Gewerbeschein ist erst nötig, wenn du auch fremde Objekte gegen Entgelt verwaltest — dann brauchst du eine Erlaubnis nach § 34c GewO.
Was passiert, wenn ich als WEG-Miteigentümer selbst verwalte und einen Fehler mache?
Der Selbstverwalter haftet den Miteigentümern für vorsätzliches und grob fahrlässiges Verhalten (§ 27 WEG). Eine Vermögensschadenshaftpflicht für 100–200 Euro Jahresprämie schließt diese Lücke — bei größeren WEG sinnvoll.
Wie viele Wohnungen kann eine Person allein verwalten?
Als Faustzahl 1–5 Wohnungen mit klassischer Excel-Verwaltung, 6–15 Wohnungen mit spezialisierter Software. Ab 15 Einheiten lohnt sich meist ein Teilzeit-Buchhalter oder eine Verwaltungs-Genossenschaft mit anderen Vermietern.
Kann ich die Kosten für die Vermieter-Software von der Steuer absetzen?
Ja. Software-Abo und Anschaffung fallen unter Werbungskosten nach § 9 EStG bzw. § 21 EStG. Bei einem Abo bis 800 Euro netto pro Jahr sofort abziehbar, bei einmaligem Kauf über 800 Euro netto (§ 6 Abs. 2 EStG) über die Nutzungsdauer verteilt — Rechnung, Buchungssatz und Kontoauszug archivieren.
Was tue ich, wenn ich krank werde oder verreise?
Definiere vorher eine Vertretung: ein Familienmitglied, ein Steuerberater oder eine kleine Hausverwaltung im Nachbarort mit einer Not-Vollmacht. Regel klare Grenzen (welche Ausgabe darf der Vertreter freigeben) und leg sie im gemeinsamen Cloud-Ordner ab.