Hausmeisterkosten umlegen — aber ohne Reparatur- und Verwaltungsanteil.
Der Hausmeister ist eine der streitanfälligsten Positionen der Nebenkostenabrechnung: umlagefähig ja — aber nur, soweit er nicht repariert und nicht verwaltet. So grenzt du sauber ab.
Sind Hausmeisterkosten umlagefähig?
Grundsätzlich ja: §2 Nr. 14 BetrKV nennt die Kosten des Hauswarts — Vergütung, Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, etwa eine verbilligte Dienstwohnung. Ob du einen angestellten Hausmeister, einen Minijobber oder einen externen Hausmeisterservice beauftragst, spielt keine Rolle.
Aber die Vorschrift enthält eine Einschränkung, die viele überlesen: Soweit Arbeiten auf Instandhaltung, Instandsetzung, Schönheitsreparaturen oder Verwaltung entfallen, dürfen sie nicht angesetzt werden. Genau an dieser Abgrenzung scheitern die meisten Hausmeister-Positionen vor Gericht.
Die entscheidende Abgrenzung: Was zählt als Betriebskosten?
Umlagefähig sind die klassischen laufenden Tätigkeiten: Kontrollgänge, kleine Pflegearbeiten, Treppenhausreinigung, Mülltonnen bereitstellen, Beleuchtung prüfen, Winterdienst, Gartenpflege. Nicht umlagefähig sind Reparaturen — vom tropfenden Wasserhahn bis zur Türschließer-Montage — sowie Verwaltungsaufgaben wie Wohnungsabnahmen, Schlüsselübergaben, Handwerker-Koordination bei Instandsetzungen oder das Anlegen von Aushängen zu Vertragsfragen.
Mischtätigkeiten: den Abzug sauber ermitteln
Kaum ein Hausmeister macht nur Umlagefähiges. Deshalb musst du den nicht umlagefähigen Anteil herausrechnen und nachvollziehbar begründen — am besten über ein Tätigkeitsprofil im Hausmeistervertrag oder Stundenaufzeichnungen. Ein pauschaler Abzug ist zulässig, wenn er realistisch geschätzt und dokumentiert ist; ganz ohne Abzug kürzen Gerichte im Streitfall die gesamte Position nach eigener Schätzung — meist zu deinen Lasten.
Praktischer Tipp: Lass dir vom Hausmeisterservice die Rechnung nach Tätigkeiten aufschlüsseln. Dann ist der umlagefähige Teil belegt, statt geschätzt.
Doppelabrechnung vermeiden
Übernimmt der Hausmeister Gartenpflege, Treppenreinigung oder Winterdienst, stecken diese Leistungen bereits in der Hauswart-Position. Sie zusätzlich unter §2 Nr. 8, 9 oder 10 BetrKV abzurechnen, wäre eine doppelte Umlage — ein Fehler, der die Abrechnung insgesamt angreifbar macht. Entscheide dich pro Leistung für eine Position und bleib dabei.
Eigenleistung: Wenn du selbst der Hausmeister bist
Machst du die Hausmeisterarbeit selbst, darfst du sie trotzdem ansetzen: §1 Abs. 1 BetrKV erlaubt, eigene Sach- und Arbeitsleistungen mit dem Betrag anzusetzen, den ein Dritter für die gleichwertige Leistung verlangen würde — allerdings ohne Umsatzsteuer. Dokumentiere die Tätigkeiten und lege ein Vergleichsangebot in die Ablage, dann hält der Ansatz auch einer Belegeinsicht stand.
Verteilerschlüssel und §35a-Bescheinigung
Verteilt wird ohne abweichende Vereinbarung nach Wohnfläche (§556a Abs. 1 BGB). Denk außerdem an deine Mieter: Hausmeisterleistungen sind haushaltsnahe Dienstleistungen — weist du die Lohnanteile in der Abrechnung aus, können Mieter sie nach §35a EStG steuerlich geltend machen. Das kostet dich nichts und entschärft manchen Widerspruch.
Typische Fehler bei Hausmeisterkosten
- Reparatur- und Verwaltungsanteil gar nicht herausgerechnet
- Abzug ohne jede Dokumentation „gegriffen" — im Streitfall schätzt das Gericht
- Gartenpflege oder Winterdienst doppelt abgerechnet (Hauswart + eigene Position)
- Dienstwohnung des Hausmeisters als geldwerte Leistung vergessen oder falsch bewertet
- Eigenleistung mit Umsatzsteuer angesetzt — zulässig ist nur der Nettobetrag
So rechnest du den Hausmeister mit Rentprime ab
In Rentprime legst du die Hausmeister-Rechnungen als Belege ab und hinterlegst den nicht umlagefähigen Anteil direkt an der Kostenart — der Abzug wird jedes Jahr konsistent angewendet und in der Abrechnung transparent ausgewiesen. Die §35a-Anteile weist die Nebenkostenabrechnung automatisch aus. Ab 15,90 € im Monat für bis zu 5 Einheiten.
Häufige Fragen
Welche Hausmeisterkosten darf ich umlegen?
Die Vergütung für laufende Tätigkeiten wie Kontrollgänge, Reinigung, Gartenpflege und Winterdienst (§2 Nr. 14 BetrKV). Anteile für Reparaturen, Schönheitsreparaturen und Verwaltung müssen herausgerechnet werden.
Wie hoch darf der Abzug für Reparatur- und Verwaltungsanteile sein?
Es gibt keinen festen Prozentsatz — maßgeblich ist die tatsächliche Tätigkeitsverteilung. Ein pauschaler, realistisch geschätzter und dokumentierter Abzug ist zulässig; ohne jede Grundlage kürzen Gerichte die Position selbst.
Darf ich meine eigene Hausmeister-Arbeit abrechnen?
Ja. Nach §1 Abs. 1 BetrKV darfst du eigene Arbeitsleistung mit dem Betrag ansetzen, den ein Dritter für die gleiche Leistung verlangen würde — ohne Umsatzsteuer und mit dokumentierten Tätigkeiten.
Was ist, wenn der Hausmeister auch Treppenhaus und Garten macht?
Dann stecken diese Leistungen in der Hauswart-Position und dürfen nicht zusätzlich als Gebäudereinigung oder Gartenpflege abgerechnet werden — sonst liegt eine doppelte Umlage vor.