Steuererklärung als Vermieter mit Software – was sie abnimmt und was nicht.
Steuersoftware ersetzt keinen Berater, aber sie kann bis zu 80 % der Vorarbeit sparen. Entscheidend ist, wie sauber die Belege und die Vermietungsdaten in die Software fließen.
Steuersoftware pflegt die Einkünfte aus Vermietung (§ 21 EStG), rechnet Werbungskosten und AfA nach und exportiert per ELSTER. Sie ersetzt keine Sonderfall-Beratung, spart aber bei Standard-Vermietung 5 bis 15 Stunden pro Jahr. Voraussetzung: saubere Trennung von Erhaltungs- und Herstellungsaufwand und vollständige Belegakte.
Was Steuersoftware konkret leistet
- Einnahmen (Miete, Nebenkostenvorauszahlung, Erstattungen) automatisch nach § 21 EStG erfassen.
- Werbungskosten nach Kategorien führen: Zinsen, AfA, Instandhaltung, Verwaltung, Fahrten, Versicherungen.
- AfA-Verzeichnis pflegen und Vorjahrswerte fortschreiben (Grundstückswert, Gebäude, Zubehör).
- Erhaltungsaufwand ab dem 15-%-Grenzwert der drei Anschaffungsjahre prüfen (§ 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG).
- ELSTER-Export mit Prüfsummen und Fehlerprotokoll.
- Belegakte digital anhängen – oft mit OCR und Datumsprüfung.
Vermietungssoftware + Steuersoftware = doppelter Effekt
Reine Steuersoftware bekommt die Zahlen nicht von selbst. Der Datenweg sieht so aus:
- In der Vermietungssoftware liegen Mietvertrag, Zahlungsplan und Belegkonto je Objekt.
- Die Vermietungssoftware exportiert am Jahresende einen Steuer-Export (CSV / PDF) mit Einnahmen, Werbungskosten je Kategorie und AfA-Zeile.
- Der Export wird in die Steuersoftware eingelesen oder Position für Position übernommen.
- Die Steuersoftware prüft § 21-Konsistenz und schickt per ELSTER ans Finanzamt.
Rentprime liefert diesen Steuer-Export je Objekt und Jahr – inklusive AfA-Fortschreibung, Erhaltungsaufwand-Verteilung nach § 82b EStDV und der 15-%-Prüfung für anschaffungsnahen Herstellungsaufwand. Die eigentliche Erklärung erstellst du danach mit ELSTER oder deiner Steuersoftware in unter einer Stunde.
Rechenbeispiel: Zeitersparnis für 3 Objekte
| Aufgabe | Manuell | Mit Vermietungs- + Steuersoftware |
|---|---|---|
| Belege sortieren und ordnen | 8 h | 1 h |
| Werbungskosten kategorisieren | 4 h | 0,5 h |
| AfA-Verzeichnis pflegen | 1 h | 0 h (fortgeschrieben) |
| Erhaltungs- vs. Herstellungsaufwand prüfen | 2 h | 0,5 h |
| Steuererklärung ausfüllen | 3 h | 1 h |
| Summe | 18 h | 3 h |
Das ist der Ausgangspunkt der Rechnung: 15 Stunden gespart × individueller Stundenwert. Wer 40 € netto pro Stunde ansetzt, spart 600 € – bei Softwarekosten von 30 bis 100 € liegt der Nettonutzen deutlich über null.
Grenzen der Software
- Erste Vermietung mit Umbau: die Grenze Erhaltungs- vs. Herstellungsaufwand ist kein Software-Automat, sondern eine Wertung – Steuerberater lohnt.
- Ausland: DBA-Prüfung und Progressionsvorbehalt sind selten sauber abgebildet.
- Nießbrauch, Schenkung, Erbe, verbilligte Vermietung: individuelle Konstellationen brauchen menschliche Prüfung.
- Mieterstrom, PV-Gewerbebetrieb, gewerbliche Zwischenmiete: eigene Anlage, oft ohne Assistent.
- Einspruch, Klageverfahren: Software führt nicht durch das Verfahren.
Checkliste vor dem Softwarekauf
- Deckt die Software Einkünfte aus Vermietung (§ 21 EStG) mit AfA und § 82b EStDV ab?
- Kann sie Erhaltungsaufwand auf 2 – 5 Jahre verteilen?
- Gibt es einen Import aus Vermietungssoftware (CSV, Datev, Rentprime-Export)?
- Wird der Vorjahresdatensatz sauber übernommen (AfA, Verlustvortrag)?
- Ist ELSTER integriert oder muss extern verschickt werden?
- Was kostet die nächste Version – ist Update im Preis?
Wer im Herbst kauft, hat oft Frühbucherpreise. Der Software-Kauf selbst ist als Werbungskosten anteilig absetzbar, soweit er auf die Vermietungserklärung entfällt.
Datenimport aus Vermietungssoftware Schritt für Schritt
Der Datenweg von Vermietungssoftware zur Steuersoftware entscheidet über die Zeitersparnis. Vier Formate haben sich etabliert: CSV je Objekt, DATEV-CSV (bei Beratern), PDF-Zusammenstellung und direkter Import per Schnittstelle.
| Format | Anwender | Aufwand | Fehlerquelle |
|---|---|---|---|
| CSV manuell übernehmen | Do-it-yourself | mittel | Zuordnungsfehler in Kategorien |
| DATEV-CSV | Berater | niedrig | Kontenrahmen SKR03/04 falsch |
| PDF-Übersicht | Beide | hoch – händisch tippen | Übertragungsfehler |
| API/direkter Import | Software mit Schnittstelle | sehr niedrig | abhängig vom Anbieter |
die Software exportiert den Jahresabschluss je Objekt als PDF und CSV; die CSV ist so aufgebaut, dass sie in WISO und smartsteuer direkt eingelesen werden kann. Der PDF-Auszug enthält AfA-Verzeichnis, Mietkonto und Nebenkostenerstattungen – das Finanzamt akzeptiert die Übersicht als Anlage.
Prüfliste für die eigene Erklärung
Wer die Steuererklärung selbst mit Software macht, sollte vor Absenden eine kurze Prüfliste durchgehen. Die häufigsten Fehler passieren nicht im Rechnen, sondern in der Zuordnung: Erhaltungs- vs. Herstellungsaufwand, AfA-Bemessungsgrundlage nach Renovierung, Werbungskosten vor Erstvermietung.
- Mieteinnahmen aus dem Mietkonto abgeglichen (nicht nur aus dem Vertrag ableiten – Zahlungsausfälle prüfen).
- Nebenkostenvorauszahlungen als Einnahmen erfasst, Erstattungen an Mieter als Werbungskosten.
- AfA-Bemessungsgrundlage aktualisiert (nach Umbau oder Anschaffungsnahem Herstellungsaufwand).
- Zinsen aus Bankunterlagen übernommen, nicht aus Kontoauszug (Tilgung nicht abziehbar).
- Erhaltungsaufwand über 4.000 € netto – Verteilung nach § 82b EStDV erwogen.
- Fahrten zu Objekten mit Kilometerstand und Datum dokumentiert.
- Belegakte digital archiviert (Aufbewahrung 6 – 10 Jahre nach § 147 AO analog).
das Programm führt eine Belegakte je Objekt mit Zahlungszeitpunkt, Kategorie und Steuerkennzeichen. Am Jahresende erzeugt der Steuer-Export eine PDF-Zusammenstellung nach § 21 EStG – die Anlage passt zu jeder Steuersoftware und zu ELSTER.
Wann DIY zum Problem wird
Es gibt drei Situationen, in denen selbst gute Software nicht mehr reicht. Erstens: Umsatzsteuer bei Mieterstrom oder Ferienvermietung. Zweitens: Auslandsimmobilien mit Anwendung eines Doppelbesteuerungsabkommens. Drittens: laufende Verhandlungen mit dem Finanzamt (Einspruch, Prüfung, Klage). In diesen Fällen ist die Software ein Werkzeug für Zahlen, nicht für Argumente.
Häufige Fragen
Welche Steuersoftware ist für Vermieter empfehlenswert?
WISO Steuer, smartsteuer und Taxfix haben eigene Vermietungsassistenten. Der Ratgeber prüft die Programme im Vergleich; hier keine Empfehlung, weil die Wahl vom Portfolio abhängt: 1 Objekt mit Standardfall = Taxfix reicht, 3+ Objekte mit AfA-Historie = WISO oder smartsteuer stabiler.
Kann ich AfA per Software fortführen, wenn ich das Objekt geerbt habe?
Ja. Als Erbe trittst du in die AfA-Bemessungsgrundlage des Erblassers ein (§ 11d EStDV). Die Software braucht den ursprünglichen Anschaffungswert, das Erwerbsdatum des Erblassers und den bisher abgeschriebenen Betrag.
Was passiert bei einer Betriebsprüfung?
Die Software hilft nur mittelbar. Der Prüfer will Belege, Zahlungsflüsse und den Zusammenhang mit der Vermietung sehen. Eine gute Vermietungssoftware liefert das per Objekt-Export; die reine Steuersoftware zeigt nur die Erklärung.
Muss ich zusätzlich zur Steuersoftware ELSTER benutzen?
Nein. Alle relevanten Programme senden die Erklärung über die ELSTER-Schnittstelle ab. Ein Zertifikat brauchst du dennoch – für die Bestätigung und den Abrufcode.
Ist die Vermietungssoftware selbst Werbungskosten?
Ja, in Höhe des Vermietungsanteils. Nutzt du die Software zu 100 % für die Vermietung, ist der volle Preis Werbungskosten. Bei Mischnutzung Anteilssplit dokumentieren.