Instandhaltung vs. Instandsetzung: Der Unterschied mit Beispielen.
Instandhaltung erhält, Instandsetzung stellt wieder her — beides trägt der Vermieter, keins ist umlagefähig. Doch nur eines darf sofort in die Steuererklärung.
Instandhaltung erhält den vertragsgemäßen Zustand der Mietsache (Wartung, Pflege). Instandsetzung stellt einen bereits eingetretenen Mangel wieder her (Reparatur, Austausch). Beide sind nach § 535 BGB Vermieter-Pflicht und nach § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV nicht umlagefähig. Steuerlich sind beide Erhaltungsaufwand nach § 9 EStG und im Jahr der Zahlung sofort abzugsfähig.
Die Definition — kurz und mit Beispiel
Instandhaltung sind alle Maßnahmen, die den Sollzustand einer Anlage erhalten — bevor ein Schaden eintritt. Klassische Beispiele: jährliche Heizungswartung, Reinigung der Dachrinne, Prüfung des Öltanks. Instandsetzung ist die Wiederherstellung, nachdem ein Schaden eingetreten ist — der Austausch der defekten Umwälzpumpe, der Ersatz eines gebrochenen Fensters, das Neuverfugen der schadhaften Fassade.
Beide sind Teil der Erhaltungspflicht des Vermieters (§ 535 Abs. 1 S. 2 BGB) und keine Betriebskosten. Deshalb dürfen sie nicht in die Nebenkostenabrechnung, sondern gehen aus der Kaltmiete oder aus der Instandhaltungsrücklage.
Gegenüberstellung mit Praxis-Beispielen
| Merkmal | Instandhaltung | Instandsetzung |
|---|---|---|
| Ziel | Vorbeugen — Zustand erhalten | Reagieren — Mangel beseitigen |
| Anlass | Zeit/Wartungsplan | Defekt/Schaden |
| Beispiel Heizung | Jährliche Wartung 220 € | Austausch Pumpe 900 € |
| Beispiel Dach | Dachrinne reinigen 180 € | Kaputte Ziegel ersetzen 750 € |
| Beispiel Bad | Silikonfugen erneuern 90 € | Wasserhahn reparieren 210 € |
| Umlagefähig? | Wartung ja (§ 2 BetrKV) | Nein |
| Steuerlich (§ 9 EStG) | Werbungskosten, sofort abziehbar | Werbungskosten, sofort abziehbar |
| Abgrenzung zu §§ 555b BGB | Keine Modernisierung | Ausnahme: „modernisierende Instandsetzung" |
Rechenbeispiel: 24.000 € Erhaltungsaufwand
Eine 3-Zimmer-Wohnung wird nach 15 Jahren renoviert: neue Küche 8.000 €, Bad-Sanierung 12.000 €, Neuanstrich 4.000 €. Alle drei Positionen sind Erhaltungsaufwand nach § 9 EStG und können im Zahlungsjahr voll gegen die Mieteinnahmen verrechnet werden — oder auf zwei bis fünf Jahre verteilt werden (§ 82b EStDV). Bei 30.000 € Jahresmiete und persönlichem Steuersatz 42 % spart die Sofortverrechnung im Jahr 1: 24.000 × 42 % = 10.080 € Steuer. Wichtig: Kommen die Ausgaben innerhalb der ersten drei Jahre nach Kauf und übersteigen sie 15 % der Anschaffungskosten (§ 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG), gelten sie als „anschaffungsnahe Herstellungskosten" und müssen über 50 Jahre abgeschrieben werden. Deshalb sind Zeitpunkt und Volumen entscheidend.
Für die Buchhaltung ist die Abgrenzung entscheidend: Instandhaltung ist sofort abziehbarer Erhaltungsaufwand, Instandsetzung meist auch — Modernisierung wandert dagegen in die AfA. In Rentprime wählst du beim Erfassen des Belegs die passende Kategorie, und der Steuer-Export je Objekt weist die Summen für die Steuererklärung getrennt aus.
Was ist mit Modernisierung?
Modernisierung ist eine dritte Kategorie: bauliche Maßnahmen, die den Gebrauchswert nachhaltig erhöhen, die allgemeinen Wohnverhältnisse dauerhaft verbessern oder nachhaltig Energie/Wasser einsparen (§ 555b BGB). Beispiel: Fenstertausch mit besseren U-Werten, Aufzug-Nachrüstung, Wärmedämmung. Nur Modernisierung darf über § 559 BGB als Modernisierungsumlage auf die Kaltmiete geschlagen werden (bis zu 8 Prozent der Kosten p. a.). Reine Instandhaltung/Instandsetzung darf niemals umgelegt werden — und aus Modernisierungskosten müssen die Anteile für ohnehin nötigen Ersatz („Sowieso-Kosten") herausgerechnet werden.
Wer trägt was?
- Vermieter zahlt alle Instandhaltung und Instandsetzung — außer Wartungskosten sind ausdrücklich in § 2 BetrKV genannt (dann umlagefähig).
- Mieter zahlt Kleinreparaturen bis zur wirksamen Bagatellklausel: Einzelgrenze ~ 100 €, Jahresgrenze ~ 8 % der Jahresmiete.
- Bei WEG-Wohnungen zahlt die Gemeinschaft aus der Instandhaltungsrücklage (Sondereigentum bleibt beim Eigentümer).
Fällt eine Rechnung ins Haus, ist die erste Frage: Umlagefähige Wartung, nicht umlagefähige Reparatur oder Modernisierungskosten? Wer sich pro Beleg unsicher ist, kann Lou im Tool eine Frage stellen — die KI kennt § 1 BetrKV, § 9 EStG und die Grundzüge des § 555b BGB und schlägt die passende Buchung inklusive Kostenkonto vor.
Steuerliche Behandlung im Überblick
| Kategorie | Behandlung | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Instandhaltung/Wartung | Werbungskosten, sofort abziehbar | § 9 EStG |
| Instandsetzung/Reparatur | Werbungskosten, sofort abziehbar | § 9 EStG |
| Modernisierungsumlage | Kaltmiete → Einkünfte | § 559 BGB, § 21 EStG |
| Anschaffungsnahe Kosten | Herstellungskosten, AfA über 50 Jahre | § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG |
| Herstellungskosten (Neubau) | AfA § 7 EStG, ggf. § 7b EStG | § 7, § 7b EStG |
Häufige Fragen
Kann ich Reparaturen auf den Mieter umlegen?
Nein. § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV schließt Instandsetzung ausdrücklich aus. Zulässig ist nur die Umlage von Wartungskosten, die in § 2 BetrKV genannt sind — Heizung, Aufzug, Rauchmelder, Blitzschutz.
Wie unterscheide ich Wartung von Reparatur?
Wartung ist geplant und wiederkehrend; Reparatur folgt einem konkreten Defekt. Fährt der Servicetechniker jährlich zum Heizungscheck, ist es Wartung — muss er außerplanmäßig zur defekten Pumpe, ist es Reparatur.
Sind Kleinreparaturen ein Sonderfall?
Ja. Ist im Mietvertrag eine wirksame Kleinreparaturklausel vereinbart, trägt der Mieter Reparaturen bis zu einer Einzel- und Jahresobergrenze. Ohne Klausel oder bei unwirksamer Klausel (z. B. ohne Höchstbetrag) zahlt vollständig der Vermieter.
Kann ich Erhaltungsaufwand auf mehrere Jahre verteilen?
Bei Wohnraum ja: § 82b EStDV erlaubt die Verteilung größerer Erhaltungsaufwendungen auf zwei bis fünf Jahre. Sinnvoll, wenn der persönliche Steuersatz im Zahlungsjahr niedriger ist als in den Folgejahren.
Zählt neue Küche als Instandhaltung oder Modernisierung?
Kommt drauf an. Austausch alt gegen neu im gleichen Standard = Instandsetzung. Einbauküche neu, wo vorher keine war = Herstellungskosten. Deutlich höherer Standard mit spürbarer Wertverbesserung = Modernisierung.