Hausverwaltung wechseln: so gelingt der Übergang — ohne Lücke und Unterlagen-Chaos.
Späte Abrechnungen, keine Erreichbarkeit, Sanierungsstau: Wenn die Verwaltung nicht liefert, ist der Wechsel machbar — mit dem richtigen Beschluss, sauberer Kündigung und vollständiger Übergabe.
Wann sich der Wechsel lohnt
Typische Anlässe kennen viele Eigentümer: Die Jahresabrechnung kommt chronisch zu spät (und bringt dich als Vermieter in Konflikt mit deiner 12-Monats-Frist gegenüber dem Mieter), Anfragen versanden, Instandhaltung wird verschleppt, Beschlüsse werden nicht umgesetzt. Bevor du den Wechsel anstößt, dokumentiere die Mängel schriftlich — das erleichtert sowohl die Mehrheitsbildung in der Gemeinschaft als auch, falls nötig, eine Kündigung aus wichtigem Grund.
Unterscheide dabei zwei Konstellationen: die WEG-Verwaltung (bestellt von der Eigentümergemeinschaft) und die Mietverwaltung bzw. Sondereigentumsverwaltung, die nur dich als einzelnen Eigentümer vertritt. Die Spielregeln sind verschieden.
WEG-Verwaltung: Abberufung und Vertragsende
Beim WEG-Verwalter laufen zwei Ebenen parallel: die Bestellung (Organstellung) und der Verwaltervertrag. Seit der WEG-Reform kann die Versammlung den Verwalter jederzeit ohne wichtigen Grund abberufen — per einfachem Mehrheitsbeschluss. Der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung, sofern er nicht früher ausläuft oder gekündigt wird (§26 WEG). Die Bestellung selbst ist auf höchstens fünf Jahre begrenzt, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums auf drei Jahre — spätestens dann steht der Punkt ohnehin auf der Tagesordnung.
Neuen Verwalter finden und bestellen
Suche den Nachfolger, bevor der alte geht — eine verwalterlose Gemeinschaft ist ein Risiko. Hole mehrere Angebote ein und vergleiche nicht nur die Grundvergütung, sondern auch Sonderhonorare (Versammlungen, Mahnwesen, Baubetreuung) und die Erreichbarkeit. Die Versammlung beschließt die Bestellung mit einfacher Mehrheit; zur Orientierung dienen Referenzen aus vergleichbaren Objekten und die Zertifizierung als Verwalter, auf die Eigentümer inzwischen einen Anspruch haben. Terminiere den Start des Neuen nahtlos zum Ende des Alten.
Die Übergabe: Unterlagen-Checkliste
Die scheidende Verwaltung muss alle Verwaltungsunterlagen herausgeben — sie gehören der Gemeinschaft. Hake die Übergabe systematisch ab:
- Beschluss-Sammlung, Versammlungsprotokolle, Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung
- Jahresabrechnungen, Wirtschaftspläne, sämtliche Buchhaltungsunterlagen und Belege
- Kontounterlagen und Saldenbestätigungen für Gemeinschaftskonto und Rücklagenkonto
- Laufende Verträge: Versicherungen, Wartung, Hausmeister, Energie, Messdienst
- Technische Unterlagen: Baupläne, Wartungsnachweise, Prüfprotokolle (Aufzug, Trinkwasser, Brandschutz)
- Offene Vorgänge: Rechtsstreitigkeiten, Versicherungsfälle, Gewährleistungsfristen, Handwerkeraufträge
- Schlüssel, Zugangsdaten und Vollmachten
Konten, Vollmachten, Dienstleister umstellen
Nach der Übergabe folgt die Technik des Wechsels: Kontovollmachten der alten Verwaltung widerrufen, Zeichnungsberechtigungen des neuen Verwalters einrichten (Gemeinschaftskonten müssen auf den Namen der Gemeinschaft laufen), Dienstleister und Versicherer über den Ansprechpartnerwechsel informieren, Zustelladressen bei Behörden und Versorgern aktualisieren. Prüfe als vermietender Eigentümer außerdem, dass die Heizkostenerfassung sauber weiterläuft — ein Messdienst-Chaos im Wechseljahr rächt sich in deiner Nebenkostenabrechnung.
Sonderfall Mietverwaltung: dein eigener Vertrag
Verwaltet ein Dienstleister nur deine vermietete Wohnung (Sondereigentums- oder Mietverwaltung), gilt schlicht Vertragsrecht: Kündigungsfrist und Laufzeit stehen im Verwaltervertrag, ein Beschluss ist nicht nötig. Achte bei der Kündigung auf die Übergabe deiner Unterlagen — Mietverträge, Übergabeprotokolle, Abrechnungen, Kaution — und darauf, dass Mieter rechtzeitig die neue Bankverbindung und den neuen Ansprechpartner erfahren.
Alternative für Selbstverwalter
Bei einzelnen Wohnungen oder kleinen Objekten stellt sich nach schlechten Verwaltererfahrungen oft die Frage: selbst machen? Mit Rentprime verwalten private Vermieter ihre Einheiten eigenständig — Nebenkostenabrechnung nach §556, BetrKV und HKVO, Bank-Sync mit Mietzahlungs-Erkennung, Fristen-Erinnerungen und Mieterportal, ab 15,90 € im Monat für bis zu 5 Einheiten. Die WEG-Verwaltung des Gemeinschaftseigentums bleibt davon unberührt — aber deine Vermietung hast du selbst im Griff.
Häufige Fragen
Kann die WEG den Verwalter jederzeit abberufen?
Ja — seit der WEG-Reform ist die Abberufung jederzeit ohne wichtigen Grund per Mehrheitsbeschluss möglich. Der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung.
Wie lange darf ein WEG-Verwalter bestellt werden?
Höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums höchstens drei Jahre. Danach ist ein neuer Bestellungsbeschluss nötig.
Welche Unterlagen muss die alte Verwaltung herausgeben?
Alle Verwaltungsunterlagen der Gemeinschaft: Beschluss-Sammlung, Protokolle, Buchhaltung mit Belegen, Kontounterlagen, Verträge, technische Dokumente, Schlüssel und Zugangsdaten. Sie gehören der Gemeinschaft, nicht dem Verwalter.
Was gilt beim Wechsel einer reinen Mietverwaltung?
Hier gilt dein individueller Verwaltervertrag: Kündigungsfrist laut Vertrag, kein WEG-Beschluss nötig. Wichtig sind die vollständige Rückgabe deiner Vermietungsunterlagen und die rechtzeitige Information der Mieter.