Verwalterhonorar kalkulieren — pro Einheit oder pauschal.
Zwischen 18 und 45 Euro netto je Einheit und Monat — dieser Korridor deckt den deutschen Markt ab. Was in der Grundgebühr steckt, welche Extras du separat berechnest und wie du deine Kalkulation stützen kannst.
Marktüblich sind 18 bis 45 Euro netto je Einheit und Monat, WEG-Verwaltung eher am oberen Rand. Die Kalkulation beruht auf drei Größen: Zeitbedarf je Einheit, Zielstundensatz und Anzahl der Sonderleistungen. Pauschalen tragen bei homogenen Beständen, Nach-Aufwand-Positionen dort, wo Objekte stark unterschiedlich sind.
Der Markt — was Kollegen aufrufen
| Segment | Preis netto/Einheit/Monat | Zusätzliche Positionen |
|---|---|---|
| Miet verwaltung Wohnung | 18–28 € | NKA-Pauschale 60–90 € |
| Miet verwaltung Gewerbe | 35–80 € | je nach Vertragsart |
| WEG-Verwaltung Standard | 25–35 € | Sonderumlage, Bauleitung |
| WEG-Verwaltung Premium/Erstbezug | 35–45 € | erhöht in den ersten 3 Jahren |
| SEV (Sondereigentum in WEG) | 20–30 € | on top zur WEG-Gebühr |
Wer unter 18 € je Einheit anbietet, arbeitet fast immer unter Kostendeckung. Wer über 45 € verlangt, muss Zusatzleistungen oder besondere Objektarten begründen (Denkmalschutz, viel Gewerbe, komplexe Struktur).
Die einfache Kalkulationsformel
- Zielstundensatz brutto festlegen (z. B. 60 €)
- Zeitbedarf je Einheit und Monat schätzen (45–75 min)
- Grundgebühr = Stundensatz × Zeitbedarf/60
- Jahresspitze anteilig auf 12 Monate umlegen
- Sonderleistungen aus dem Grundpreis herausrechnen
- Puffer 10–15 % für Reklamationen und Sondertermine
Beispiel: 60 € Stundensatz, 60 min pro Einheit + 8 h Jahresspitze auf 12 Monate = 40 min. Grundgebühr: 60 € × 100/60 = 100 € — abzüglich enthaltene NKA (pauschaliert im Grundpreis) landest du bei rund 30 € je Einheit und Monat für Wohnungsverwaltung.
Grundgebühr oder Aufwand — wann was passt
- Pauschale je Einheit: homogener Bestand, ähnliches Alter, viele Wohnungen
- Pauschale je Objekt: Mehrfamilienhaus mit unterschiedlichen Größen
- Nach-Aufwand-Positionen: Gerichtstermine, Baubetreuung, Sonderumlagen
- Erfolgsabhängig: Neuvermietung (1 bis 2 Monatsmieten), Kaufabwicklung
- Erhöhungsklausel: automatische Anpassung an Verbraucherpreisindex jährlich
Was du separat berechnen darfst
| Sonderleistung | übliche Vergütung | Grundlage |
|---|---|---|
| Sonderumlage aufstellen | 150–300 € je Umlage | Verwaltervertrag |
| Bauleitung > 5.000 € Netto auftrag | 3–5 % der Baukosten | HOAI-orientiert |
| Gerichtstermin (Vor-Ort) | 80–120 € je Stunde | Verwaltervertrag |
| Neuvermietung | 1–2 Monatsmieten | Provisionsvereinbarung |
| Zusätzliche Belegkopien für Mieter | 0,50 € je Seite | § 259 BGB (angemessen) |
| Mahnwesen 3. Stufe / gerichtlich | 35–75 € je Fall | Verwaltervertrag |
Warum viele Verwalter zu billig sind
Der häufigste Fehler: die Grundgebühr enthält faktisch die Nebenkostenabrechnung, aber sie ist nicht dafür kalkuliert. Wer 60 min pro Einheit und Monat plant, hat für die NKA nur 12 Stunden pro Jahr pro Einheit — zu wenig, wenn CO₂-Aufteilung, HKVO-Split und Belegprüfung dazukommen. Ergebnis: Dezember-Notfall, Fehler, Widerspruch.
Zweiter Fehler: keine Anpassungsklausel. Wer 2019 einen Vertrag mit 22 € je Einheit geschlossen hat, verdient heute real 18 €. Ein automatischer Inflationsindex verhindert das — die Eigentümer zahlen jedes Jahr wenige Prozent mehr, du bleibst wirtschaftlich.
Wer Zeit ehrlich messen will, führt zwei Wochen ein Zeittagebuch je Objekt. Rentprime protokolliert automatisch, welche Aktion je Objekt wie oft läuft (Buchungen, Kommunikation, NKA-Schritte) — daraus wird eine belastbare Grundlage für die nächste Preiserhöhung, statt Bauchgefühl.
Preisverhandlung mit dem Eigentümer
Die typische Situation: der Eigentümer nennt einen Preis aus dem letzten Angebot, das jetzt drei Jahre alt ist. Wer ihn übernimmt, verdient real weniger. Wer beharrt, verliert im Zweifel den Auftrag. Der Ausweg ist eine ehrliche Aufstellung: hier ist der Standardpreis 2026, hier sind die enthaltenen Leistungen, hier sind die Extras. Dann wird das Gespräch technisch statt emotional.
In einer erfolgreichen Verhandlung liegt der Vermarktungs hebel meist in den Extras: eine niedrigere Grundgebühr in Kombination mit sauber ausgewiesenen Sonderleistungen ist für viele Eigentümer attraktiver als eine hohe Pauschale. Wichtig: keine Rabattschlacht, jede Konzession im Vertrag verankern, damit sie beim nächsten Wechsel begründbar ist.
Für Neuverträge nach 2026 hat sich die Anpassungsklausel mit dem Verbraucherpreisindex etabliert. Ein Beispiel: 30 € je Einheit heute, jährlich zum 1. Januar an den VPI angepasst — bei 2,5 % Inflation sind das 75 Cent mehr im Folgejahr, kaum wahrnehmbar, aber wirtschaftlich sauber.
Mengen rabatte — wann sie fair sind
Ein Rabatt ab dem zehnten Objekt oder ab 100 Einheiten ist marktüblich — in Größenordnungen von 5 bis 10 Prozent auf die Grundgebühr. Er rechnet sich, weil die Fixkosten pro zusätzlichem Objekt sinken. Alles darüber ist Verlust, der zulasten der eigenen Marge geht.
- Bis 5 Objekte: Standardpreis, keine Rabatte
- 6–10 Objekte: 5 % Rabatt auf die Grundgebühr
- 11– 20 Objekte: 8 % Rabatt, dafür längere Vertragslaufzeit
- Ab 20 Objekten: individuelle Verhandlung mit Vollkosten rechnung
Häufige Fragen
Ist ein Prozent-Honorar zulässig?
Ja, aber selten fair. Der Bundesgerichtshof hat prozentuale Honorare grundsätzlich anerkannt. In der Praxis führen sie bei hohen Mieten zu Überbezahlung, bei niedrigen zu Unterbezahlung — eine Kombination aus Grundgebühr und Sonderleistungen ist meistens angemessener.
Darf ich das Honorar mitten im Jahr erhöhen?
Nur, wenn der Verwaltervertrag eine Anpassungsklausel enthält. Ohne Klausel gilt der vereinbarte Preis bis Vertragsende. Eine einseitige Anhebung ohne Grundlage begründet ein Kündigungsrecht des Auftraggebers.
Wie hoch ist die Vergütung bei Sonderumlagen?
Marktüblich 150 bis 300 € je Sonderumlage, bei komplexen Sanierungsprojekten HOAI-orientiert 3 bis 5 % der Netto bausumme. Bei Kleinbeträgen bis 5.000 € verzichten viele Verwalter auf einen Zuschlag.
Wie berechne ich den Zielstundensatz?
Betriebskosten + gewünschtes Gehalt + Steuern + Puffer geteilt durch produktive Stunden. Bei einem Ziel von 45.000 € Gewinn, 15.000 € Betriebskosten und 1.400 produktiven Stunden landest du bei rund 55 € — nach Steuern also 42 € netto.