Pauschalen für Vermieter – was ohne Beleg geht und wo die Grenzen sind.
Nicht jede Ausgabe braucht Beleg. Fünf Pauschalen sparen Zeit und Papier – aber jede hat ihre Grenzen.
Für Vermieter gibt es fünf relevante Pauschalen: die Homeoffice-Tagespauschale (6 € pro Tag, max. 1.260 €), die Arbeitszimmer-Jahrespauschale (1.260 €), die Kilometerpauschale (0,30 € / km), die Kontoführungsgebühren-Pauschale (16 € pro Jahr) und die Kleinunternehmer-Regelung nach § 19 UStG. Jede erfordert Nachweis der Nutzung, aber keinen Einzelbeleg.
Die fünf Pauschalen im Überblick
| Pauschale | Höhe | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Homeoffice-Tagespauschale | 6 € / Tag, max. 1.260 € | § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 6c EStG |
| Arbeitszimmer-Jahrespauschale | 1.260 € | § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 6b EStG |
| Kilometerpauschale (Fahrten zum Objekt) | 0,30 € / km (ab 21. km 0,38 €) | § 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG |
| Kontoführung Vermieterkonto | 16 € | R 9.1 LStR |
| Kleinunternehmer-Umsatzsteuer | 0 € USt, keine Voranmeldung | § 19 UStG, Grenze 25.000 € |
Homeoffice-Tagespauschale (6 € / Tag)
Wer keinen eigenen Raum hat, aber überwiegend im Homeoffice arbeitet, setzt 6 € pro Tag an. Maximal 210 Tage = 1.260 € pro Jahr. Für Vermieter gilt: Tag zählt, wenn die überwiegende betriebliche Tätigkeit an diesem Tag zu Hause stattfindet. Objektbesichtigungen oder Handwerkertermine zählen nicht.
- Aufzeichnung reicht als Kalendereintrag oder Tabelle – kein Einzelbeleg pro Tag.
- Kombination mit dem Arbeitszimmer-Ansatz je Tag ausgeschlossen.
- Verteilt sich auf mehrere Einkunftsarten (Vermietung + Nebentätigkeit) – die 1.260 € gelten personenbezogen.
Kilometerpauschale für Fahrten zum Objekt
Für Fahrten zum Objekt (Besichtigung, Übergabe, Handwerker begleiten) gelten die Entfernungspauschalen des § 9 EStG. Vermietung ist keine „regelmäßige Arbeitsstätte", also Reisekosten: 0,30 € pro gefahrenem Kilometer (Hin- und Rückweg). Ab dem 21. Kilometer Entfernung erhöht sich der Satz für Berufspendler, für Reisekosten bleibt es bei 0,30 € – die Kilometerpauschale ist hier eine „Vollpauschale" für alle Fahrzeugkosten.
Rechenbeispiel: 12 Fahrten à 40 km einfach × 2 (hin + zurück) × 0,30 € = 288 €. Reine Zeitpauschale ohne Beleg, aber mit Fahrtenbuch oder chronologischer Fahrtenliste im Kalender.
Kontoführung, Telefon, Porto
Für ein eigenes Vermieterkonto akzeptieren Finanzämter regelmäßig 16 € Pauschale als Kontoführungskosten (R 9.1 LStR analog). Höhere tatsächliche Gebühren sind mit Beleg absetzbar. Telefonkosten pauschal 20 % der Verbindungspauschale, max. 20 €/Monat – aber nur, wenn ohne Nachweis ein plausibler Vermietungsbezug besteht (Mehr als 1 – 2 Objekte).
Porto und Papierkopien lassen sich mit einer schlichten Excel-Liste dokumentieren; einzelne Rechnungen sind nicht nötig.
Kleinunternehmer bei Umsatzsteuer
Wer nach § 19 UStG unter der Grenze von 25.000 € (Vorjahr) und 100.000 € (voraussichtlich laufendes Jahr) bleibt, kann auf Umsatzsteuer verzichten. Für Wohnraum-Vermietung greift ohnehin die Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 12a UStG – die Kleinunternehmer-Regel wird also nur bei Gewerbe- und Kurzzeitvermietung relevant.
- Ferienvermietung, Vermietung an Gewerbe, Mieterstrom: Umsätze summieren.
- Grenze prüfen; unter 25.000 € = § 19 UStG möglich.
- Verzicht auf Umsatzsteuer schriftlich beim Finanzamt erklären (formlos).
- Achtung: keine Vorsteuer aus Investitionen – bei PV oder Küchentausch teuer.
Grenzen und Fallen
- Pauschalen ersetzen keine Belege bei außergewöhnlichen Kosten – wer zusätzlich zur Homeoffice-Pauschale Strom absetzen will, braucht den Verbrauchsnachweis.
- Keine Doppelnutzung: Arbeitszimmer + Tagespauschale am gleichen Tag geht nicht.
- Fahrtenbuch führen, wenn Kfz-Kosten einzeln geltend gemacht werden – ohne Belege drohen Kürzungen.
- Bei Kleinunternehmer bleibt die Vorsteuer aus Renovierung ungenutzt – im Zweifel rechnet der Verzicht bei Sanierung teuer.
- Wer Kalendereinträge, km-Angaben und Objekt-Zuordnung ohnehin in Rentprime pflegt, hat für alle vier Pauschalen die Nachweiskette griffbereit.
Praxis: Kombination der Pauschalen im Jahresablauf
Die Pauschalen ergänzen sich, sind aber nicht kumulierbar. Für ein Jahr mit 3 Objekten und Homeoffice-Nutzung ergibt sich typischerweise dieses Bild:
| Pauschale | Ansatz | Betrag |
|---|---|---|
| Homeoffice-Tagespauschale | 180 Tage × 6 € | 1.080 € |
| Fahrten zu Objekten | 24 Fahrten à 30 km × 2 | 432 € |
| Kontoführung | pauschal | 16 € |
| Telefonanteil | pauschal, 12 × 15 € | 180 € |
| Summe | 1.708 € |
Wer die Jahrespauschale von 1.260 € (Arbeitszimmer) ansetzt, ersetzt damit die Homeoffice-Tagespauschale. Beides zusammen ist ausgeschlossen. Bei mehreren Einkunftsarten wird die 1.260-€-Grenze anteilig verteilt.
Häufige Fragen
Zählen Tage mit Krankheit als Homeoffice-Tag?
Nur, wenn du an dem Tag tatsächlich beruflich zu Hause tätig warst. Reine Krankheitstage ohne Arbeit fallen aus der Pauschale heraus. Ein einfacher Kalendereintrag oder eine Excel-Spalte „gearbeitet ja/nein" reicht als Aufzeichnung.
Was ist der Unterschied zwischen 0,30 € und 0,38 €?
Die 0,38 € gelten seit 2022 für die Entfernungspauschale ab dem 21. Kilometer (Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte). Für Reisekosten – und dazu zählt die Fahrt zum vermieteten Objekt – bleibt es bei 0,30 € je gefahrenem Kilometer.
Muss ich das Fahrtenbuch dem Finanzamt jährlich vorlegen?
Nein, nur bei Aufforderung. Wichtig ist die zeitnahe Führung – nachträglich rekonstruierte Fahrtenbücher werden nicht anerkannt. Ein digitales Kalendertool mit Wegpunkt reicht in aller Regel.
Kann ich die 16-€-Pauschale ohne eigenes Konto ansetzen?
Nein. Voraussetzung ist ein separates Konto für die Vermietung. Ohne Trennung akzeptiert das Amt nur den nachgewiesenen Anteil der Kontogebühren.
Wann lohnt sich der Verzicht auf Kleinunternehmer?
Bei größeren Investitionen mit Vorsteuer (PV-Anlage vor 2023, Umbau eines Gewerbeobjekts) kann der Wechsel zur Regelbesteuerung lohnen. Die Bindungsfrist beträgt 5 Jahre – vorher rechnen und schriftlich erklären.