Nachzahlung offen? So setzt du deine Forderung durch — Schritt für Schritt.
Eine berechtigte Nachforderung ist erst dann Geld, wenn sie auf deinem Konto ist. Der Fahrplan vom Zugang der Abrechnung über Mahnung und Verzug bis zum gerichtlichen Mahnbescheid — ohne Eskalation, wo sie vermeidbar ist.
Wann ist die Nachzahlung überhaupt fällig?
Die Nachforderung wird mit dem Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung fällig. Dem Mieter wird üblicherweise eine Prüffrist von etwa 30 Tagen zugestanden, bevor du ernsthaft auf Zahlung dringst. Prüfe vor jedem Mahnschritt zwei Dinge: Ist die Abrechnung formell vollständig (Gesamtkosten, Schlüssel, Mieteranteil, Vorauszahlungen)? Und ist die 12-Monats-Abrechnungsfrist des §556 Abs. 3 BGB eingehalten? Ohne beides ist jede Mahnung wertlos.
Schritt 1: freundliche Zahlungserinnerung
Die meisten offenen Nachzahlungen sind kein böser Wille, sondern Vergesslichkeit oder ein Engpass. Eine kurze, freundliche Erinnerung mit Betrag, Verwendungszweck und neuer Frist von 10 bis 14 Tagen löst den Großteil der Fälle — und beschädigt das Mietverhältnis nicht. Halte den Ton sachlich: Du willst das Geld, nicht den Konflikt.
Schritt 2: Mahnung und Verzug nach §286 BGB
Zahlt der Mieter weiterhin nicht, mahnst du förmlich: Mit Zugang der Mahnung nach §286 Abs. 1 BGB gerät der Mieter in Verzug. Ab dann schuldet er Verzugszinsen in Höhe von 5 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§288 Abs. 1 BGB) — und muss dir auch weitere Verzugsschäden ersetzen.
- Konkreten Betrag und die zugrunde liegende Abrechnung nennen
- Klare Zahlungsfrist setzen (z. B. 14 Tage ab Zugang)
- Folgen benennen: Verzugszinsen, gerichtliches Mahnverfahren
- Zugang dokumentieren — Einwurf-Einschreiben oder dokumentierte digitale Zustellung
Vorsicht: Zurückbehaltungsrecht wegen Belegeinsicht
Bevor du eskalierst, prüfe, ob der Mieter Belegeinsicht verlangt hat. Solange du sie nicht gewährt hast, darf er die Nachzahlung zurückbehalten und gerät nicht in Verzug — deine Mahnung läuft dann ins Leere. Gewähre die Einsicht, dokumentiere den Termin und mahne erst danach weiter.
Schritt 3: das gerichtliche Mahnverfahren
Bleibt die Zahlung aus, ist der gerichtliche Mahnbescheid für unbestrittene Forderungen der effizienteste Weg: online beantragt, ohne Anwaltszwang, mit überschaubaren Gerichtskosten, die der Mieter im Erfolgsfall trägt. Der Mahnbescheid hemmt zugleich die Verjährung. Widerspricht der Mieter nicht, beantragst du den Vollstreckungsbescheid — damit hast du einen Titel, aus dem du 30 Jahre vollstrecken kannst.
Widerspricht der Mieter dem Mahnbescheid, geht die Sache auf Antrag ins streitige Verfahren vor das Amtsgericht. Hat der Mieter die Abrechnung inhaltlich substantiiert angegriffen, kann auch die direkte Klage der ehrlichere Weg sein — ein Mahnverfahren lohnt vor allem, wenn kein echter Streit über die Sache besteht.
Aufrechnung mit der Kaution — nur nach Mietende
Im laufenden Mietverhältnis ist die Kaution tabu: Sie sichert Ansprüche, ist aber kein Verrechnungskonto. Erst nach Ende des Mietverhältnisses darfst du fällige Nachforderungen mit der Kaution verrechnen. Beim ausgezogenen Mieter ist das oft der einfachste Weg — vorausgesetzt, die Abrechnung kam fristgerecht.
Ratenzahlung: oft besser als jeder Titel
Bei einem grundsätzlich zahlungswilligen Mieter ist eine schriftliche Ratenzahlungsvereinbarung häufig wirtschaftlicher als ein Gerichtsverfahren: Du bekommst planbar dein Geld, das Mietverhältnis bleibt intakt — und das schriftliche Anerkenntnis lässt die Verjährung neu beginnen (§212 BGB). Halte Raten, Fälligkeiten und eine Verfallklausel bei Zahlungsverzug schriftlich fest.
Offene Posten automatisch im Blick
Das Durchsetzen scheitert in der Praxis selten am Recht, sondern am Überblick: Wer hat wann was gezahlt? In Rentprime gleicht der Bank-Sync eingehende Zahlungen automatisch mit offenen Nachforderungen ab, offene Posten bleiben pro Mieter sichtbar, und die Zustellung von Abrechnung und Mahnung ist über das Mieterportal mit Zeitstempel dokumentiert — die Beweiskette, die du im Mahnverfahren brauchst.
Häufige Fragen
Wann kommt der Mieter mit der Nebenkostennachzahlung in Verzug?
Mit Zugang einer Mahnung nach Fälligkeit (§286 Abs. 1 BGB). Fällig ist die Nachzahlung mit Zugang der formell ordnungsgemäßen Abrechnung; üblich ist, dem Mieter davor rund 30 Tage Prüffrist zuzugestehen.
Welche Zinsen kann ich bei Verzug verlangen?
Verzugszinsen in Höhe von 5 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§288 Abs. 1 BGB), ab Verzugseintritt. Zusätzlich muss der Mieter dir entstandene Verzugsschäden ersetzen.
Lohnt sich ein gerichtlicher Mahnbescheid für Nebenkosten?
Bei unbestrittenen Forderungen ja: Er ist günstig, geht ohne Anwalt, hemmt die Verjährung und führt ohne Widerspruch zum vollstreckbaren Titel. Bei inhaltlich bestrittenen Abrechnungen ist die direkte Klage oft sinnvoller.
Darf ich die Nachzahlung mit der Kaution verrechnen?
Im laufenden Mietverhältnis nicht — die Kaution ist Sicherheit, kein Zahlungsmittel. Nach dem Auszug darfst du fällige Nachforderungen aus einer fristgerechten Abrechnung mit der Kaution verrechnen.