Mehrfamilienhaus vermieten — 3 bis 6 Einheiten selbst managen.
Vier Wohnungen unter einem Dach, eine Heizung, eine Wirtschaftseinheit. So managst du 3–6 Einheiten ohne Verwalter — mit dem richtigen Verteilerschlüssel, der 15-Prozent-Rücklage und einem Fahrplan für die Abrechnung.
Ein Mehrfamilienhaus bildet eine Wirtschaftseinheit: Alle Kosten (Grundsteuer, Versicherung, Müll, Heizung) werden gemeinsam erfasst und nach Verteilerschlüssel (Fläche, Personen, Verbrauch) aufgeteilt. Ohne WEG entscheidest du allein, mit voller Verantwortung. Mit 3 bis 6 Einheiten sind 4 bis 8 Stunden Monatsarbeit realistisch — die Nebenkostenabrechnung braucht 6 bis 12 Stunden im Jahr, wenn Belege und Zähler laufend gepflegt werden.
Warum das Mehrfamilienhaus als Wirtschaftseinheit gerechnet wird
Wenn mehrere Wohnungen gemeinsam versorgt werden — eine Heizung, ein Hausanschluss Wasser, ein gemeinsames Müllsystem — bilden sie eine Wirtschaftseinheit. Alle umlagefähigen Kosten des Hauses gehen in einen Topf und werden von dort verteilt (§ 556a BGB, BetrKV). Anders als bei einer Eigentumswohnung entscheidest du allein — es gibt keine WEG-Beschlüsse, aber auch keine Instandhaltungsrücklage der Gemeinschaft.
Verteilerschlüssel: Was passt zu welcher Kostenart?
| Kostenart | Standard-Schlüssel | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Grundsteuer, Versicherung | Fläche | § 556a BGB |
| Wasser/Abwasser | Verbrauch (Wasserzähler), sonst Personen | § 556a BGB |
| Müllgebühren | Personen oder Volumen (Tonnengröße) | kommunale Satzung |
| Heizung/Warmwasser | 50–70 % Verbrauch, Rest Fläche | § 7, § 9 HKVO |
| CO₂-Kosten (fossile Heizung) | Stufenmodell CO₂KostAufG | § 5–7 CO₂KostAufG |
| Allgemeinstrom | Fläche oder Einheiten | § 556a BGB |
| Aufzug | Fläche (Erdgeschoss ausgenommen möglich) | § 556a BGB |
| Gartenpflege | Fläche | § 556a BGB |
| Hausmeister | Fläche | § 556a BGB |
Wichtig: Der Schlüssel im Mietvertrag ist bindend. Ist keiner vereinbart, gilt die Wohnfläche — außer bei verbrauchsabhängig erfassten Kosten, die zwingend nach Verbrauch verteilt werden müssen.
Der Jahresfahrplan mit 5 Einheiten
- Januar: Belege des Vorjahres finalisieren; Zählerstände sammeln oder Messdienst beauftragen.
- Februar: Verbrauch prüfen, Auffälligkeiten notieren (Leck, defekter Zähler).
- März: Grundsteuer-Bescheid abwarten; Versicherungsprämie zuordnen.
- April: CO₂-Stufe des Gebäudes ermitteln (kg CO₂/m²/Jahr).
- Mai: Nebenkostenabrechnung erstellen, Prüfliste durchgehen (Frist, Formalien, § 1 BetrKV).
- Juni: Abrechnungen zustellen, Guthaben verrechnen, Nachforderungen mahnen.
- Juli: Vorauszahlungen für das laufende Jahr anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB).
- August–Dezember: Reparaturen, Mieterwechsel, Rücklage prüfen.
Rechenbeispiel: Vier-Familien-Haus, 320 m², 2.500 € Miete
| Posten (Jahr) | Betrag |
|---|---|
| Kaltmieten (4 × 625 € × 12) | 30.000 € |
| Kaufpreis 700.000 €, davon 550.000 € Gebäude | |
| AfA 2 % | −11.000 € |
| Schuldzinsen (400.000 € Restschuld, 3 %) | −12.000 € |
| Nicht umlegbare Kosten (Instandhaltung, Verwaltung) | −4.000 € |
| Rücklage (privat, aber steuerlich nicht abziehbar) | 0 € (kein Werbungskosten-Effekt) |
| Fahrten, Software, Kontoführung | −600 € |
| Einkünfte aus Vermietung | 2.400 € |
| Einkommensteuer (Grenzsteuer 35 %) | ca. −840 € |
| Cashflow: Kaltmiete − Kredit − Instandhaltung − Steuer | ca. 4.560 € |
Fürs Mehrfamilienhaus gilt: Cashflow ist nicht gleich Gewinn. Wer die AfA ignoriert, denkt das Objekt sei defizitär — dabei bringt sie in unserem Beispiel über zehn Jahre 110.000 Euro Werbungskosten. Am Ende der Zehn-Jahres-Frist ist ein steuerfreier Verkauf nach § 23 EStG möglich.
Ohne Software wird es mit vier Einheiten dünn
Mit einer Wohnung reicht ein Schuhkarton, mit vieren nicht mehr. Sechzehn Belege pro Monat, vier Zähler, vier Kautionskonten, vier separate Abrechnungen — Excel bricht spätestens bei der zweiten Mieterwechsel-Zwischenablesung zusammen. Rentprime hält die Wirtschaftseinheit zusammen, verteilt Kosten nach hinterlegten Schlüsseln und erstellt vier PDF-Abrechnungen mit einem Klick — inklusive CO₂-Stufe und HKVO-Split.
Die typischen Anfängerfehler
- Kein Vorwegabzug für Gewerbe im Haus — Wohnmieter zahlen zu viel.
- Leerstand auf die Restmieter verteilt — unzulässig nach BGH-Rechtsprechung.
- Instandhaltung als Nebenkosten umgelegt — Position wird komplett gestrichen.
- Vorauszahlungen nicht angepasst — im Folgejahr wieder Nachforderungen.
- Kaution auf Privatkonto — Vermischung ist Untreue, § 551 BGB verletzt.
Ein zusätzlicher Punkt zur Kalkulation: Bei einem 4-Parteien-Haus mit 320 m² Gesamtwohnfläche und Kaufpreis 720.000 € liegt die AfA-Basis (80 Prozent Gebäudeanteil) bei 576.000 €. Zwei Prozent AfA nach § 7 Abs. 4 EStG bedeuten 11.520 € jährliche Werbungskosten — ein Posten, der bei einem Grenzsteuersatz von 42 Prozent rund 4.838 € Steuerersparnis bringt, ohne dass Geld fließt. Zusammen mit Schuldzinsen und laufenden Nebenkosten führt das oft zu einer steuerlichen Nullstellung in den ersten Jahren, obwohl der Cashflow positiv ist.
Häufige Fragen
Ab wann brauche ich einen Verwalter?
Rechtlich nie, praktisch ab 6–8 Wohnungen oder mehreren Standorten. Bis vier Einheiten reicht eine gute Software plus Handwerker-Netz. Ab acht Wohnungen frisst die Verwaltung zu viel Zeit; Sondereigentumsverwaltung kostet 25–35 € netto/Einheit/Monat.
Was ist ein Vorwegabzug?
Wenn im Haus Wohn- und Gewerbeflächen liegen (Ladengeschäft, Praxis), müssen die Gewerbekosten vorab herausgerechnet werden, wenn sie die Wohnmieter erheblich belasten (BGH-Rechtsprechung). Sonst kürzt der Wohnmieter seinen Anteil.
Wie hoch sollte die Rücklage sein?
Ohne WEG-Rücklage empfehlen Bauverbände 10–15 €/m²/Jahr, in älteren Objekten mehr. Für ein Haus mit 320 m² sind das 3.200 bis 4.800 € pro Jahr, die auf ein separates Konto gehören.
Wie hoch darf die Kaltmiete maximal sein?
Bei Neuvermietung in Gebieten mit Mietpreisbremse: 10 Prozent über ortsüblicher Vergleichsmiete (§ 556d BGB). Ausnahmen für Neubau, Modernisierung, Ersatzvermietung mit Vormietermiete. Bei Bestandsverträgen greift die Kappungsgrenze (§ 558 BGB): 20 %, in angespannten Märkten 15 %, in drei Jahren.
Muss ich einen Hausmeister bestellen?
Nur wenn du selbst nicht zeitnah reagieren kannst oder Verkehrssicherungspflichten (Winterdienst, Reinigung) laufend zu erfüllen sind. Die Kosten sind umlagefähig (§ 2 Nr. 14 BetrKV) — nur die reine Hausmeister-Tätigkeit, keine Reparaturen.