20 Einheiten verwalten ohne Feuerwehrmodus: Der Prozess-Stack.
Bei zehn Einheiten reicht Excel, bei vierzig fühlt es sich wie ein zweiter Job an. 20 Einheiten sind der Kipppunkt — dieser Prozess-Stack skaliert.
Bei 20 Einheiten funktioniert Excel nicht mehr. Nötig sind ein Belegprozess mit klarer Freigabeschleife, eine Datenbasis für Verträge und Zählerstände, eine automatisierte Nebenkostenabrechnung nach § 556 BGB, ein Mieterportal für Wartungsmeldungen und feste Wiedervorlagen für Fristen. Wer diese fünf Bausteine hat, bearbeitet 20 Einheiten in acht bis zwölf Stunden pro Monat.
Der Zeitaufwand ehrlich gerechnet
Eine typische 20-Einheiten-Verwaltung braucht 10 bis 15 Stunden pro Monat im laufenden Betrieb — plus 20 bis 30 Stunden Peak für Nebenkosten- und Jahresabschluss zwischen November und März. Die Zeit verteilt sich grob auf 30 Prozent Buchhaltung, 25 Prozent Mieterkommunikation, 20 Prozent Instandhaltung, 15 Prozent Nebenkosten, 10 Prozent Sonderthemen.
| Bereich | Zeit pro Monat | Peak |
|---|---|---|
| Buchhaltung, Zahlungsläufe | 3 bis 4 h | Jahresabschluss |
| Mieterkommunikation, Wartung | 2,5 bis 4 h | Winter (Heizung) |
| Handwerker, Angebote, Rechnungen | 2 bis 3 h | Sommer |
| Nebenkostenvorbereitung | 1 bis 1,5 h | Q4 |
| Sonderthemen (Kündigung, Umzug) | 1 bis 2 h | unregelmäßig |
Baustein 1: Belege einmal anfassen
Papierrechnung, Foto, Ordner — der klassische Weg braucht drei bis vier Handgriffe pro Beleg. Bei 20 Einheiten kommen leicht 400 Belege im Jahr zusammen, das sind 20 Stunden reines Ablegen. Die skalierbare Alternative: Lieferant sendet PDF an eine dedizierte Mailadresse (buchhaltung@…), Software zieht den Beleg automatisch in die Kostenstelle der Einheit oder des Hauses.
Wer die Nebenkostenabrechnung aus den Belegen ableiten will, muss von Anfang an sauber klassifizieren: umlagefähig, nicht umlagefähig, Instandhaltung, Anschaffung. Eine Ordner-Struktur nach Haus/Jahr/Kostenart reicht — in Rentprime laufen die drei Merkmale automatisch mit, sodass die Nebenkostenabrechnung mit einem Klick alle umlagefähigen Positionen aus der Belegtabelle zieht.
Baustein 2: Nebenkosten als Automatik
Die Nebenkostenabrechnung ist der größte Zeitfresser. Bei 20 Einheiten in drei Häusern rechne mit zwei vollen Arbeitstagen pro Haus — wenn alles manuell in Excel läuft. Automatisiert schrumpft der Aufwand auf zwei bis drei Stunden pro Haus, weil Zählerstände, Verteilerschlüssel, Heizkosten und CO₂-Split aus den Stammdaten kommen.
- Verteilerschlüssel pro Position im Mietvertrag hinterlegen (Wohnfläche, Personen, Einheiten, Verbrauch).
- Zählerstände bei Anfangs- und Endablesung in einer Tabelle erfassen, nicht auf Zetteln.
- Heizkostenanteil 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch splitten (§ 7 HKVO), Rest nach Fläche.
- CO₂-Stufe nach Energieträger und kWh/m² Wohnfläche berechnen (§ 5 CO₂KostAufG).
- Ausgabe als PDF mit Belegverweisen, Versand über Mieterportal oder als Anhang per E-Mail.
Baustein 3: Wiedervorlagen für Fristen
Bei 20 Einheiten sammeln sich 20 Fristen, die nicht wackeln dürfen: NKA-Zustellung (§ 556 Abs. 3 BGB, 12 Monate), Kautionsrückzahlung (typisch 3 bis 6 Monate nach Auszug), Legionellenprüfung (§ 14 TrinkwV, 3 Jahre), Rauchmelderwartung (12 Monate), Grundsteuerbescheid-Weitergabe, Mieterhöhung mit Zustimmungsfrist, Sperrfrist Eigenbedarf, Verjährung von Nachforderungen (3 Jahre).
| Frist | Rechtsgrundlage | Zeitraum |
|---|---|---|
| NKA-Zustellung | § 556 Abs. 3 S. 3 BGB | 12 Monate nach Ende Abrechnungszeitraum |
| Kaution zurückzahlen | BGH VIII ZR 71/05 | 3 bis 6 Monate nach Auszug |
| Legionellenprüfung | § 14 TrinkwV | alle 3 Jahre |
| Wärmemengenzähler | § 5 HKVO | Eichfrist 5 Jahre |
| Verjährung Nachforderung | § 195 BGB | 3 Jahre |
Baustein 4: Mieterkommunikation als Kanal, nicht als Chaos
WhatsApp am Wochenende, E-Mails an drei Adressen, Anrufe unterwegs — bei 20 Einheiten reicht das für Konflikt. Der Prozess-Fix: ein Kanal für Meldungen (Mieterportal oder eine dedizierte Adresse mit klarer Antwortzeit), automatische Eingangsbestätigung, klare Kategorien (Notfall in 4 h / Standard in 3 Werktagen / Info in 5 Werktagen). Damit sinkt die Zahl der Rückfragen um 40 bis 60 Prozent.
Baustein 5: Handwerker-Netzwerk und Wartungspläne
Ein 20-Einheiten-Bestand braucht drei bis fünf zuverlässige Gewerke (Sanitär, Elektro, Schlosser, Maler, Dach) plus einen Hausmeister für Kleinreparaturen bis 150 Euro. Für wiederkehrende Wartungen (Heizung jährlich, Rauchmelder jährlich, Legionellen alle drei Jahre) empfiehlt sich ein rollender Wartungsplan mit festen Monaten, damit du nicht in der Heizperiode aufwachst und feststellst, dass die Wartung fehlt.
Rechenbeispiel: Ein Wartungsvertrag Heizung mit 90 Euro pro Wohnung und Jahr summiert sich bei 20 Einheiten auf 1.800 Euro netto — vollständig umlagefähig nach § 2 Nr. 4 BetrKV. Der Break-Even gegenüber Ad-hoc-Beauftragung liegt bei zwei bis drei ungeplanten Störungen im Jahr.
Häufige Fragen
Ab wann rechne ich mit einem Mitarbeiter?
Als Faustregel: eigenverwaltender Vermieter allein bis 15 bis 20 Einheiten, gewerbliche Verwaltung bis 250 bis 400 Wohnungen pro Vollzeitmitarbeiter (Mietverwaltung). Wenn die Peaks im NKA-Quartal regelmäßig länger als sechs Wochen dauern, ist eine Teilzeitkraft billiger als der Umsatzausfall.
Lohnt sich Software erst ab 20 Einheiten?
Nein, aber der Nutzen wächst sprunghaft. Bis zehn Einheiten spart sie 20 bis 30 Prozent Zeit, ab 20 rund 50 bis 60 Prozent, ab 40 arbeitest du ohne sie nicht mehr rentabel. Die Investition amortisiert sich bei üblichen Preisen von 15 bis 30 EUR/Monat schon bei einer eingesparten Stunde pro Monat.
Muss ich als Selbstverwalter § 34c GewO beantragen?
Nein. § 34c GewO gilt nur für die Verwaltung fremden Eigentums. Wer ausschließlich eigenen Bestand verwaltet — auch 20 Einheiten — bleibt außerhalb der Erlaubnispflicht.
Wie oft sollte ich Objektbegehung machen?
Zwei Termine pro Jahr sind Marktstandard: Frühjahr (Winterschäden, Außenanlagen) und Herbst (Heizung, Dach, Fassade). Bei Neubau reicht einmal pro Jahr, bei Bestand mit Renovierungsstau eher vierteljährlich.